Die Linguistic ToolBox von Lionbridge bildet dabei die Grundlage für den Qualitätslebenszyklus der Technischen Dokumentation. Sie ermöglicht u. a. eine einfache Terminologieprüfung und stellt so die einheitliche Verwendung von Fachbegriffen bzw. die Vermeidung ungewollter Begriffe in der gesamten Kommunikation sicher. Durch kontrollierte Sprache werden darüber hinaus bestimmte grammatische Konstruktionen vermieden, z. B. Sätze mit Partizipien ohne Subjekt, was maschinelle Übersetzungen erleichtert.

Ein gutes Beispiel dafür ist Siemens Gamesa (Video in Spanisch mit englischen Untertiteln), der weltweit führende Hersteller von On- und Offshore-Windkraftanlagen, der derzeit in über 90 Ländern tätig ist. Die technischen Experten und Übersetzer von Lionbridge unterstützen das Unternehmen seit über acht Jahren mit umfangreichem Terminologiemanagement, der strukturierten Analyse von Quelltexten, der Anfertigung von komplexen Übersetzungen und durch Qualitätskontrollen in jeder Phase des Lokalisierungsprozesses.

Darüber hinaus hilft die Linguistic ToolBox von Lionbridge dem Unternehmen bei der Verwaltung großer Projekte und durch den Einsatz von Translation-Memories kann ein großer Teil der erstellten Inhalte wiederverwendet werden.

Was ist eine technische Dokumentation?

Der Fach- und Berufsverband tekom beschreibt technische Kommunikation als „Prozess der Definition, Erstellung und Bereitstellung von Informationsprodukten für die sichere, effiziente und effektive Verwendung von Produkten“. Eine technische Dokumentation ist also, einfach gesagt, ein Nachschlagewerk, das die Bedienung und Funktionsweise eines Produkts erklärt.

Je nach Zielgruppe unterscheidet man dabei zwischen der externen und der internen technischen Dokumentation. Die externe technische Dokumentation richtet sich in erster Linie an Endkunden, die das Produkt erworben haben. Sie wird auch oft einfach Anleitung genannt. Darüber hinaus ist sie aber auch für Drittfirmen gedacht, die das Produkt installieren, transportieren oder Reparaturen daran vornehmen.

Die interne technische Dokumentation richtet sich im Gegensatz dazu vor allem an die Mitarbeiter des Unternehmens, welches das betreffende Produkt fertigt oder vertreibt, sowie an Partnerfirmen und Zulieferer. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus eines Produkts und enthält detaillierte technische Informationen zum Produkt und bildet die Grundlage für die meist deutlich kürzere externe technische Dokumentation.

Die technische Dokumentation enthält neben der Anleitung zur Bedienung eines Produkts außerdem zum Beispiel Informationen zu:

• Inbetriebnahme
• Wartung
• Transport
• Demontage
• Entsorgung

Die Europäische Norm EN 82079-1 und darauf basierend die DIN-Norm DIN EN 82079-1 regeln die gesetzlichen Grundlagen der Erstellung und Gliederung von Anleitungen. Dieses Regelwerk bildet den Rahmen für die Erstellung von technischer Dokumentation und betrifft daher insbesondere:

• Technische Redakteure
• Grafikdesigner und Illustratoren
• Übersetzer
• Juristen

Diese Rechtsnormen enthalten Checklisten, die die Umsetzung erleichtern sollen. Daneben gibt es u. a. noch die Richtlinie 2001/95/EG über die allgemeine Produktsicherheit. Ziel dieser Normen und Richtlinien ist unter anderem Fehlfunktionen der Produkte vorbeugen und so zu verhindern, dass Nutzer zu Schaden kommen. Durch die Einhaltung dieser Regelungen werden zwar Haftungsrisiken für den Hersteller minimiert, sie bedeuten aber auch einen Mehraufwand. Die interne technische Dokumentation und Best Practices bei deren Erstellung müssen auf diese Normen abgestimmt werden.

Früher wurden Betriebsanleitungen meist ausschließlich in der Form von gedruckten Dokumenten dem Produkt beigelegt. Im digitalen Zeitalter erwarten Kunden, dass die aktuellste Version der technischen Dokumentation online in ihrer Sprache verfügbar ist.

Wie schreibt man eine technische Dokumentation?

Die technische Dokumentation, auch Benutzerhandbuch genannt, ist ein wichtiger Bestandteil jedes Produkts, trotzdem wird sie von Endbenutzern oft zunächst nur grob überflogen. Für die richtige Einarbeitung in neue Softwaresysteme oder die effektive Inbetriebnahme neuer Geräte ist eine detaillierte Kenntnis der technischen Dokumentation aber meist unerlässlich. Nur ein kleiner Teil der Funktionen eines Produkts erschließt sich intuitiv. Um das gesamte Potenzial z. B. einer Software zu nutzen, bleibt deshalb nur das genaue Studium des Benutzerhandbuchs und der entsprechenden Anleitungen.

Daher hängt die Kundenzufriedenheit oft direkt von der Qualität der technischen Dokumentation ab. Werden Funktionen und Features des Produkts etwa mit sehr spezifischen Fachbegriffen erklärt, kann dies für Laien verwirrend sein. Ähnliches gilt bei unklar formulierten Anweisungen, die mehrere Optionen zulassen oder das angestrebte Resultat am Ende nicht eindeutig beschreiben. Formulierungen können auch dadurch unverständlich sein, dass Vorkenntnisse vorausgesetzt werden, die nicht alle Endkunden besitzen. Kommt dazu noch eine Terminologie, die nicht einheitlich ist, kann es für die Leser schwer werden, sich zurechtzufinden.

Die gesamte technische Dokumentation, Inhalt und Gestaltung zusammen also, muss darauf abzielen, die Nutzererfahrung des Kunden zu optimieren.

Was ist Terminologie?

Unter Terminologie versteht man die Gesamtheit des Fachvokabulars eines Bereichs. Jede Firma besitzt ihre eigene Terminologie, nicht nur für ihre Produkte, sondern z. B. auch für Arbeitsabläufe, die mit den Produkten in Verbindung stehen. Welche Terminologie im Unternehmen verwendet wird, kann sich allerdings von Bereich zu Bereich unterscheiden. Schlagen sich solche Unterschiede auch in der Kommunikation mit Kunden oder Partnerfirmen nieder, kann das zu kostenintensiven Schleifen oder zu vielen Anfragen verunsicherter Endbenutzer führen.

Kommt es nun zur Übersetzung und Lokalisierung von technischer Dokumentation, kann sich das Problem sogar noch verstärken, z. B. wenn eine im Original inkonsistente Terminologie nochmals jeweils uneinheitlich übertragen wird. Aus zwei Fachbegriffen, die das Gleiche bedeuten, können so in der Zielsprache schnell vier werden.

Zu den Hauptaufgaben der Terminologiearbeit gehört es deshalb laut dem Verband DTT e.V., „Fachwortschätze nach einschlägigen Regeln zusammenzustellen, zugänglich zu machen und bei Bedarf zu vereinheitlichen.“ Dazu kommt, dass die Zeiten, in denen technische Dokumentation in einer endgültigen Version erstellt und gedruckt wurde, längst vorbei sind. Technische Dokumentation sollte von vornerein so gestaltet werden, dass man Änderungen und Aktualisierungen ohne großen Zeit- und Kostenaufwand einfügen kann. Das kann durchaus eine Herausforderung sein, insbesondere bei mehrsprachigen Inhalten.

Ein global agierender Sprachdienstleister wie Lionbridge ist genau auf solche Herausforderungen spezialisiert. Lionbridge übernimmt die Lokalisierung von Texten, Illustrationen, Multimedia-Inhalten und vielem mehr mit komplexen technischen Inhalten in den verschiedensten Branchen. Allein in der Luft- und Raumfahrt erstellt und aktualisiert Lionbridge 150 000 technische Dokumente pro Jahr.

Die erfahrenen Expertenteams von Lionbridge können dabei einzelne Projekte für Sie übernehmen, oder auch als Erweiterung interner Teams fungieren.

Warum braucht es Terminologie­management?

Terminologiemanagement ist ein grundlegender Teil der Unternehmenskommunikation. Er bezeichnet den fortwährenden Prozess der Erfassung und Strukturierung von Fachbegriffen, die das Unternehmen intern und in der Außenkommunikation verwendet. Dazu kommen firmenspezifische Ausdrücke und Wendungen, die beispielsweise im Zusammenhang mit bestimmten Produkten verwendet werden. Das Terminologiemanagement stellt sicher, dass die externe Kommunikation eines Unternehmens über alle Kanäle einheitlich ist. Intern werden durch eine eindeutige Terminologie Missverständnisse und Verwechslungen vermieden.

Terminologiedatenbanken bilden darüber hinaus die Grundlage für Styleguides für Werbetexter und sind unabdingbar, wenn es um die Lokalisierung von Inhalten geht. Sie sollten daher so früh wie möglich eingerichtet werden. Eine spätere Korrektur von technischer Dokumentation oder die Zusammenführung von Terminologiestrategien unterschiedlicher Bereiche ist aufwändig und kostet sehr viel Zeit.

Für ein effektives und effizientes Terminologiemanagement bietet sich die Unterstützung eines Sprachdienstleisters an, der Erfahrung mit der Erstellung und Verwaltung einer zentral verwalteten Terminologiedatenbank hat.

Durch die Einrichtung von Terminologiedatenbanken und Validierungsprozessen konnte Lionbridge internationalen Unternehmen in der Fertigungsindustrie und im Bereich Computertechnologie dabei helfen, die Einheitlichkeit der technischen Dokumentation, die firmenintern verfasst wurde, zu steigern und deren Qualität insgesamt zu verbessern. So konnten u. a. Kosten bei der Erstellung, Prüfung und Übersetzung der Dokumentationen eingespart werden.

Der Schweizer Telekommunikationsanbieter Swisscom arbeitet bereits seit über 20 Jahren in diesem Bereich mit Lionbridge zusammen. Lionbridge pflegt eine Terminologiedatenbank für Swisscom in vier Sprachen. Dieses Swisscom Glossary gewährleistet nicht nur die Konsistenz innerhalb der technischen Dokumentation, sondern auch den einheitlichen Markenauftritt von Swisscom.

Technische Inhalte: schneller, in besserer Qualität und für mehr Märkte

Viele Firmen lokalisieren nur einen kleinen Teil ihres Contents und präsentieren ausländischen Kunden so nur einen Ausschnitt ihres Angebots. In einer digitalen Welt wächst der Content, der im Internet zur Verfügung steht, mit großer Geschwindigkeit und erfordert so die ständige Erschließung neuer Märkte. Lionbridge bietet die Möglichkeit durch den Einsatz von KI und maschineller Übersetzung die Lokalisierung von technischer Dokumentation, aber auch von weiteren Inhalten, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Werden die Sprachexperten von Lionbridge von Anfang an in den Content-Cycle miteinbezogen, können Lokalisierungen leistungsoptimiert für die jeweiligen Märkte erstellt werden.

Wie Lionbridge Ihnen hilft den technischen Dokumentations-Lifecycle zu verbessern

Die Übersetzung ist für viele Unternehmen nur ein nachgeordneter Schritt im Lifecycle von technischer Dokumentation. Tatsächlich lohnt es sich aber, Lionbridge bereits von Beginn an aktiv in den Prozess der Erstellung technischer Texte mit einzubinden. Die Expertenteams von Lionbridge können die Technischen Dokumentationen für Ihr Unternehmen komplett verfassen, oder aber die Qualität vorhandener Texte vorab überprüfen. Auf diese Weise können sprachliche und inhaltliche Fehler bereits früh im Content-Lifecycle eliminiert werden, wodurch die Effizienz der nachfolgenden Lokalisierung erhöht wird.

Lionbridge kann Ihr Unternehmen daneben bei der Erarbeitung von Styleguides unterstützen, die eine wichtige Grundlage für eine einheitliche Terminologie und eine in sich stimmige Kundenansprache sind. Mit unserer Unterstützung kommunizieren Sie konsistent in dem Stil, den Sie für Ihre Marke festlegen - gleichgültig, ob die Kunden ein Benutzerhandbuch in der Hand halten oder im Internet Ersatzteile bestellen.

Auch bei der multimedialen Aufarbeitung Ihrer Inhalte für verschiedene Geräte und Plattformen kann Ihnen Lionbridge weiterhelfen. Sie können Ihre Inhalte stärker digital vernetzen und die gleichen Informationen auf verschiedenen Plattformen bereitstellen und sich so neue Zielgruppen erschließen. Gleichgültig, welche Content-Strategie Sie verfolgen, Lionbridge kann Sie dabei mit dem richtigen Know-how und geeigneten Lösungen unterstützen.

Gleichzeitig kann Ihnen Lionbridge Software-Tools zur Verfügung stellen, mit denen Sie Kosten einsparen können, etwa durch die Wiederverwendung von bereits erstelltem Content, der im System zentral gespeichert ist.

Mit Lionbridge steht Ihnen ein Partner zur Seite, der Ihnen von der Erstellung und Übersetzung technischer Texte über ein effizientes Terminologiemanagement bis hin zu Desktop-Publishing und Druck alles aus seiner Hand bieten kann.

Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit unseren Lionbridge-Experten, um zu besprechen, mit welchem Service wir Sie unterstützen können.