Das vernetzte Unternehmen

Dies ist der erste Teil der Lionbridge-Beitragsreihe Connected Enterprise: Eine Diskussion über die Bemühungen von Unternehmen im Bereich Life Sciences, Metriken und Governance für Sprachdienste im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Dabei werden wir über Möglichkeiten der Vernetzung bisher isolierter Abteilungen und zur Optimierung des Einsatzes von Sprachdienstleistern (LSPs) sowie über häufige Stolperfallen bei diesem Prozess sprechen.

In der Vergangenheit haben Unternehmen im Bereich Life Sciences ihre Übersetzungsmaßnahmen wenig systematisch umgesetzt. Das Anbieternetz, die Ausgaben, die Kontrolle, der Bestellprozess – all das führte dazu, dass Entscheidungen in verschiedenen Abteilungen getrennt voneinander getroffen wurden.

Dabei formalisierten die Projektmanager zunächst das Ausschreibungsverfahren für die Anbieter, sondierten danach den Markt im Hinblick auf Kapazitäten und Preise, und wählten schließlich die Anbieter aus. Dieser Vorgang wiederholte sich unaufhörlich bei jeder neuen Anfrage. Der Umfang der von einem globalen Unternehmen generierten Inhalte war einfach zu groß für das Unternehmen, um diese selbst organisieren, zentralisieren und standardisieren zu können. Die Verantwortlichen für die Inhalte – Digital Marketing Manager, Produkteinführungsteam, Clinical Operations Manager, Technical Publishing Manager – waren bei der Auswahl eines Anbieters, der Übertragung von Inhalten, der Einholung eines Angebots und der Verwaltung des Projekts weitgehend auf sich allein gestellt.

Doch all das ändert sich nun rasant. Die Globalisierung hat dazu geführt, dass die führenden Unternehmen der Welt häufig genug miteinander in Kontakt stehen, um funktions- und standortübergreifend zusammenzuarbeiten. Die Vereinheitlichung des Content-Managements bedeutet, dass man sich eine umfassende Perspektive verschafft und einige Schlüsselbereiche synchronisiert:

• Finanzdaten
• Marketing
• Technologische Lösungen

Erhebung von Finanzdaten zur Bestimmung von Größenordnungen

Einer der ersten Schritte zur Vernetzung in einem globalen Unternehmen ist die Erfassung von Finanzdaten aus den verschiedenen Arbeitsgruppen und -bereichen. Beginnen Sie mit ein paar grundlegenden Fragen, beispielsweise: Mit wie vielen Anbietern arbeiten Sie zusammen? Wie viel investieren Sie in Lateinamerika? Welcher Anteil Ihres Sprachbedarfs entfällt auf Ihr Marketingteam und welcher auf Ihre klinischen oder juristischen Teams?

Wenn Sie darauf keine Antwort haben, dann ist es an der Zeit, die verschiedenen Finanzsysteme zusammenzuführen und eine Datengrundlage zu schaffen. So können Sie den tatsächlichen Umfang Ihrer Sprachausgaben besser einschätzen. Hier stellen viele Unternehmen fest, dass sie jedes Jahr mehrere Millionen Euro ausgeben, häufig in Zusammenarbeit mit einem lockeren Netzwerk aus unbekannten Anbietern an unterschiedlichen Standorten. Gerade in Russland, Lateinamerika und im asiatisch-pazifischen Raum ist es nicht ungewöhnlich, dass mehrere kleine LSPs, die vielleicht noch als Berater eingestuft werden, Ihre Kosten in die Höhe treiben.

Die Ausgaben für Sprachen verbergen sich oft unter dem Dach von Agenturen, die Unternehmen unter Vertrag nehmen, wie etwa Marketing- oder E-Learning-Agenturen. Vor allem im Bereich Life Sciences gehören zu diesen Partnern mit versteckten Sprachausgaben häufig klinische Forschungsorganisationen und Anbieter klinischer Studien. Die Rekrutierung von Probanden aus verschiedenen Ländern, die aufgrund der Machbarkeit dezentralisierter Studien immer häufiger zum Einsatz kommt, bedeutet mehr Übersetzungsbedarf und mehr behördliche Anforderungen für jede Sprache.

Vereinte Marketingbemühungen

Sobald Sie sich einen Überblick über die Finanzen verschafft haben, liegt der nächste Schritt zur Vernetzung des gesamten Unternehmens oft in den Händen der Marketingorganisation. Da das Marketing die Aufgabe hat, die digitalen Ressourcen des Unternehmens zu organisieren und der Marke eine Stimme zu verleihen, kann es die strategischen Ziele des Unternehmens über Märkte und Produkte hinweg vorantreiben. Die internationale Dimension des Marketings (im Vergleich zu einem spezifischen Projekt, das auf ein Land oder eine Region beschränkt sein kann) bietet sich für eine Zentralisierung des Sprachmanagements an.

Pharmazeutische und medizintechnische Unternehmen erreichen diese Zentralisierung häufig durch den Einsatz eines Content Management Systems (z. B. Sitecore, Drupal, AEM), um das Marketingteam bei der Verwaltung des enormen Umfangs der globalen Inhalte zu unterstützen. Diese Tools wiederum führen zum ersten eigentlichen Bindeglied: dem Recycling von Inhalten, der Optimierung des Bestellprozesses und der Nutzung zentraler sprachlicher Ressourcen.

Integration mit Konnektoren

In dem Maße, in dem Unternehmen ihre Technologie-Tools vereinheitlichen, unterstützen vernetzte Lösungen Geschäftsprozesse, die sich von denen des Marketings stark unterscheiden. Arzneimittelüberwachung für die Pharmaindustrie und Überwachung des Anschlussmarkts für medizinische Geräte. Riesige Mengen an Inhalten, Integration in das hauseigene CMS, kurze Bearbeitungszeiten, interne und fachliche Überprüfung – die Bewältigung der schieren Menge an zu übersetzenden Inhalten ist ohne Tools, die das CMS, den Übersetzungsprozess und den Überprüfungsprozess miteinander verbinden, praktisch unmöglich.

Vor allem in der Pharmabranche wird Veeva auf breiter Front eingesetzt, um die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Speicherung von Inhalten auf konforme Weise zu verknüpfen. Veeva bietet spezifische Module, die auf den Bedarf von Anwendern aus den Bereichen Klinik, Regulierung, Qualität oder Marketing zugeschnitten sind. Es gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, Konnektoren einzusetzen, um die von Veeva unterstützten, sehr komplexen Workflows mit hochsicheren Übersetzungsworkflows zu verbinden.

Vernetzungen sorgen für schnellere Arbeitsabläufe

Diese Vernetzungen zum Speicherort der Inhalte herzustellen, bietet einen offensichtlichen Vorteil: Die Endnutzer können weiterhin mit den Anwendungen arbeiten, für die sie geschult und mit denen sie vertraut sind, anstatt ein neues Tool erlernen und mit einem Übersetzungsmanagementsystem direkt interagieren zu müssen. Die Vorteile für das Unternehmen als Ganzes sind jedoch noch weitaus größer.

Dank der Integration von Business Intelligence (BI), Inhalten und Übersetzungsworkflows zum Aufbau eines vernetzten Unternehmens haben Pharmaunternehmen heute immer mehr Kontrolle über die Arbeitsabläufe bei der Kennzeichnung von Arzneimitteln in all ihren Regionen erlangt. Sie verwenden eine Kombination aus Veeva, maschineller Übersetzung (MT) und individuellen Fachübersetzungen, um die Ausgaben bei gleichbleibender Qualität zu minimieren. In Unternehmen der Medizintechnik beobachten wir, dass führende Unternehmen ihre Überwachungsprozesse im Anschlussmarkt auf die gesamte Produktpalette des Unternehmens ausweiten und damit die Einreichung, Übersetzung und Überprüfung von Tausenden von Dokumenten pro Tag beschleunigen. All dies ist jedoch nur durch vernetzte Arbeitsabläufe möglich.

Wo funktioniert es?

Die Transformation Ihres Geschäfts in ein vollständig vernetztes Unternehmen kann mit kleinen Schritten in jedem Projekt- oder Produktbereich beginnen. In den nächsten Teilen dieser Beitragsreihe werden wir über die Vorteile dieser Umstellung sprechen und erläutern, wie Sie mit einem erfahrenen LSP zusammenarbeiten können.