Einhaltung des Datenschutzes durch Ihren Sprachdienstleister

Kennen Sie die Datenschutzkultur Ihres Sprachdienstleisters? Wenn nicht, sollten Sie sich jetzt mit diesem Thema befassen. Die Anzahl an Datenschutzbestimmungen steigt weltweit kontinuierlich an. Wenn Ihr Sprachdienstleister im Umgang mit Ihren Daten gegen die Compliance verstößt, sind Sie ebenfalls davon betroffen.

Ein Flickenteppich von Bestimmungen: Das müssen Unternehmen tun

Gemäß der Konferenz der Vereinten Nationen für Handel und Entwicklung verfügen bislang mehr als 100 Länder über Rechtsvorschriften für den Schutz von Daten. Tendenz steigend. Chinas Personal Information Protection Law (PIPL), die erste umfassende Gesetzgebung des Landes zum Schutz personenbezogener Daten, trat im November 2021 in Kraft. In den USA trat am 1. Januar 2020 das kalifornische Datenschutzgesetz in Kraft – der California Consumer Privacy Act.

Globale Unternehmen in den USA unterliegen möglicherweise diesen neuen sowie älteren Bestimmungen wie beispielsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit der DSGVO, die im Mai 2018 in Kraft trat, erhalten Bürger der Europäischen Union (EU) mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten.

Wenn Sie mehr über die Protokolle von Lionbridge zum Schutz von Kundendaten und unsere Einhaltung aller regionalen Bestimmungen erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zu Sicherheit und Datenschutz bei Lionbridge. Hier erfahren Sie alles über unsere Zertifizierung nach ISO 27701:2019. Lionbridge ist der erste Sprachdienstleister, der nach dieser Norm zertifiziert ist. 

Douglas Graham, Chief Trust Officer bei Lionbridge, bezeichnet Datenschutz – allgemein wie auch im Kontext von Sprachdienstleistern – als wichtigen Trend. Gesetzgeberische Maßnahmen basieren auf dem Fazit, dass personenbezogene Daten zu häufig weitergegeben werden. In den US-amerikanischen Bundesstaaten Colorado und Virginia wurden 2021 umfangreiche Datenschutzbestimmungen erlassen. Sie können also davon ausgehen, dass andere Staaten dem Beispiel Kaliforniens folgen und mehr Unternehmen Datenschutzbestimmungen unterliegen werden.

Unternehmen und ihre Sprachdienstleister werden diese neuen Gesetze einhalten müssen. Angesichts des zu erwartenden Flickenteppichs von Bestimmungen wird dies jedoch eine enorme Herausforderung darstellen. Wie sieht also eine Lösung aus? Halten Sie einfach die restriktivste Bestimmung ein, der Ihr Unternehmen unterliegt.

Wie verarbeitet Ihr Sprachdienstleister Ihre Daten?

Datenschutz ist ganz auf das Individuum ausgerichtet. Unter personenbezogenen Daten werden alle Daten verstanden, die zur Identifizierung einer Einzelperson verwendet werden – entweder für sich genommen (der vollständige Name einer Person) oder in Kombination mit anderen Informationen wie etwa Geburtsdatum, Sozialversicherungs- oder Führerscheinnummer. Sprachdienstleister sollten personenbezogene Daten auf sachgerechte und gesetzeskonforme Weise verarbeiten.

Achten Sie auf Transparenz. Ihr Sprachdienstleister sollte klare Richtlinien und Erklärungen dazu bereitstellen, wie Ihre Daten verarbeitet werden, und diese niemals zu anderen Zwecken verwenden.

Ein vertrauenswürdiger Sprachdienstleister wird Ihre Dokumente nach der Übersetzung nicht für andere Zwecke verwenden, etwa für Marketinginitiativen, die sich an die im übersetzten Dokument genannten Personen richten. Seien Sie daher vorsichtig, wenn ein Sprachdienstleister kostenlose oder auffallend günstige Übersetzungen anbietet. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzrechte nicht Teil der Verhandlungen werden und dass der Sprachdienstleister nicht das Recht erhält, Ihre Daten für andere Zwecke zu nutzen.

Die im Vertrag mit Ihrem Sprachdienstleister enthaltene Datenschutzklausel stellt sicher, dass Ihre Unternehmensdaten Ihren Anforderungen entsprechend verarbeitet werden.

Wer sollte sich über Datenschutzverletzungen Gedanken machen?

Höchstwahrscheinlich erfasst jedes Unternehmen, das über Kunden verfügt, vertrauliche Informationen. Wenn Sie diese Daten an einen Sprachdienstleister senden, sollten Sie wissen, wie diese Daten dort verarbeitet werden. Wenn Ihr Sprachdienstleister gegen Datenschutzgesetze verstößt, werden Sie möglicherweise dafür haftbar gemacht – selbst wenn es nicht Ihr direktes Verschulden war. Und dies kann gravierende Folgen haben.

Ein Verstoß gegen Gesetze, die personenbezogene Daten schützen, kann zu Geldstrafen gemäß bundesstaatlichen oder nationalen Gesetzen führen. Verstöße gegen die DSGVO der EU können Geldstrafen in Höhe von bis zu 4 % des Vorjahresumsatzes eines Unternehmens nach sich ziehen. 

Wenn Sie von hohen Geldstrafen nicht abgeschreckt werden, dann sollten Sie an andere Folgekosten denken, wie beispielsweise die Kosten für verstärkte Kontrollen der Aufsichtsbehörden oder für den Vertrauensverlust seitens Ihrer Kunden. Sie müssen daher sicherstellen, dass der gute Ruf Ihres Unternehmens, den Sie aufgebaut haben, nicht durch Ihren Sprachdienstleister aufs Spiel gesetzt wird.

Wie sollte Ihr Sprachdienstleister sensible Daten verarbeiten?

Wenn Sie mit einem Sprachdienstleister zusammenarbeiten, empfiehlt es sich, zunächst herauszufinden, ob dieser Ihre personenbezogenen Daten wirklich benötigt. Je mehr Kopien dieser Daten vorhanden sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie missbraucht oder versehentlich weitergegeben werden. Personenbezogene Daten sollten nach Möglichkeit zensiert oder unkenntlich gemacht werden.

Wenn Sie vertrauliche Informationen an Ihren Sprachdienstleister übermitteln müssen, achten Sie darauf, dass er mit dem Verarbeiten solcher Daten vertraut und vertraglich zu deren Schutz verpflichtet ist. Nachfolgend finden Sie einige Best Practices:

• Wenn eine Unkenntlichmachung nicht möglich ist, sollte ein Secure File Transfer Protocol verwendet werden. Die Daten sollten auf den sicheren Servern Ihres Sprachdienstleisters gespeichert werden.
• Ihr Sprachdienstleister sollte vertrauliche Daten nach Möglichkeit unkenntlich machen, bevor er Dateien zum Übersetzen an die Community übermittelt.
• Wenn eine Unkenntlichmachung nicht möglich ist, sollte Ihr Sprachdienstleister sicherstellen, dass die Daten nur an autorisierte Personen weitergegeben werden.
• In bestimmten Fällen sollte Ihrem Sprachdienstleister ein abgesicherter Raum zum Arbeiten zur Verfügung stehen. In diesem sollten die Mitarbeiter keinen Zugang zu Telefonen oder Papier haben, damit sie keine Daten entwenden können.
• In seltenen Fällen müssen die Mitarbeiter des Sprachdienstleisters am Kundenstandort arbeiten, damit die Daten das Unternehmen nicht verlassen.

Neben diesen Best Practices ist ein robustes Sicherheitsprogramm für den Schutz Ihrer Daten unerlässlich. Wenn Ihr Sprachdienstleister nicht über ein solches Sicherheitsprogramm verfügt, kann er Ihre Daten auch nicht schützen – denn ohne Sicherheit gibt es keinen Datenschutz.

Was geschieht mit den Daten, wenn der Auftrag abgeschlossen ist?

In bestimmten Fällen müssen Sprachdienstleister Daten eine gewisse Zeit lang speichern. Dieser Zeitraum darf jedoch nicht zu lang sein. Sie sollten wissen, welche Daten Ihr Sprachdienstleister aus welchem Grund aufbewahrt. Achten Sie darauf, ob die Daten personenbezogene Informationen enthalten.

Es ist zweckmäßig, Informationen zu speichern, wenn ein Translation Memory erstellt wird. Ein Translation Memory ist ein Glossar aus verwendeten Wörtern und Sätzen, das schnellere und effizientere Übersetzungen ermöglicht. Ein Translation Memory enthält keine personenbezogenen Informationen.

Wie stellen Sie fest, ob Ihr Sprachdienstleister über eine Datenschutzkultur verfügt?

Datenschutzkultur bezieht sich auf die grundlegenden Verhaltensweisen des Sprachdienstleisters und darauf, ob die Mitarbeiter Datenschutz und Sicherheit ernst nehmen.

Indikatoren für das Vorhandensein einer solchen Kultur sind unter anderem:

• Finanzielle Ressourcen für Initiativen zum Datenschutz
• Das Vorhandensein eines Datenschutzprogramms, das laufend evaluiert und verbessert wird
• Die Weiterbildung und Schulung von Mitarbeitern im Bereich Datenschutzverfahren

Wichtig ist auch, dass eine leitende Führungskraft dafür abgestellt ist, sich ausschließlich mit diesem Thema zu beschäftigen. Denn mit den Entwicklungen im Datenschutzrecht und den sich daraus ergebenden gesetzlichen Pflichten für den Sprachdienstleister Schritt zu halten, ist eine komplexe Aufgabe.

Es liegt an Ihnen, die Datenschutzrichtlinien und -verfahren Ihres Sprachdienstleisters im Vorfeld einer Zusammenarbeit zu überprüfen. Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Schutz Ihrer Unternehmensreputation und vermeiden unter Umständen negative finanzielle Folgen von Compliance-Verstößen.

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