Onboarding per i professionisti del marketing

Quando valutate i fornitori di servizi di localizzazione, vi informate su caratteristiche e funzionalità oppure sull'esigenza di processi di traduzione automatica piuttosto che umana. Non dimenticatevi di informarvi anche in merito al processo di onboarding. La sua importanza talvolta viene sottovalutata, ma è un aspetto fondamentale per il successo.

L'onboarding, ovvero l'atto o il processo di familiarizzazione di un nuovo cliente con i prodotti o i servizi di qualcuno, è fondamentale per una partnership. Maggiore è il tempo che dedicate all'onboarding fin dall'inizio, più rapidi e fluidi saranno i progetti di traduzione. Qualcuno associa l'onboarding con la formazione, ma si tratta di un concetto molto più esteso.

1. Quali sono i componenti dell'onboarding?

L'onboarding in ambito di localizzazione include tre componenti principali:

• L'onboarding tecnico riguarda l'uso di Marketo, Eloqua o un sistema di gestione dei contenuti (CMS) simile. Nella fase di onboarding tecnico, il vostro sistema CMS viene connesso al portale del fornitore di servizi di localizzazione per implementare un flusso di lavoro di traduzione automatico. Migliora così l'efficacia e si riduce il tempo necessario per i progetti.
• L'onboarding delle tecnologie linguistiche avanzate riguarda l'uso dell'intelligenza artificiale e della traduzione automatica, nonché la creazione di glossari e memorie di traduzione. Questa parte dell'onboarding garantisce un'identità del brand coerente, migliora l'efficienza e accelera i tempi di consegna.
• L'onboarding operativo riguarda la gestione finanziaria, la creazione di report e il supporto in caso di ostacoli imprevisti. L'onboarding operativo semplifica la relazione e accelera i processi.

Questi tre componenti dell'onboarding rimuovono le barriere che ostacolano il business e rendono più efficiente la collaborazione con il partner per la localizzazione.

2. Cosa serve per un onboarding efficace?

Un'attenta pianificazione, ottime capacità di comunicazione e un team multidisciplinare creato dal fornitore di servizi di localizzazione sono gli ingredienti per un processo di onboarding efficace.

Anche se il team addetto all'onboarding dovrebbe essere pronto a gestire tutti gli aspetti del processo, è vostra responsabilità essere molto chiari in merito a obiettivi e aspettative. Instaurerete così una solida partnership fin dall'inizio della relazione.

3. Qual è il tipo di aiuto offerto dal team addetto all'onboarding?

Il team addetto all'onboarding risolve le complessità del processo provvedendo a:

• Impostare e configurare il pacchetto software per connettere il vostro sistema CMS al portale del fornitore di servizi linguistici, quando applicabile
• Fornire servizi di consulenza per aiutarvi a posizionare correttamente il vostro brand
• Definire le esigenze in merito a preventivi, approvazioni, ordini di acquisto e fatture, per semplificare la gestione di questi aspetti
• Fornire report personalizzati per la valutazione dei servizi di localizzazione

Il fornitore di servizi di localizzazione deve essere flessibile, per soddisfare le vostre esigenze specifiche e garantire un processo di onboarding senza intoppi.

4. Cosa succede se si presentano ostacoli imprevisti?

Anche quando si fa tutto il possibile per raggiungere gli obiettivi e accelerare l'onboarding, a volte gli imprevisti succedono. Immaginatevi per un attimo che i vostri file non vengano consegnati nel modo previsto. A chi potete rivolgervi?

Assicuratevi che il fornitore di servizi di localizzazione sia in grado di risolvere tempestivamente i problemi con un servizio clienti proattivo. Il responsabile dell'onboarding di Lionbridge metterà a vostra disposizione le risorse interne necessarie. In molti casi interverranno diversi reparti di tutto il mondo, per garantire un risultato soddisfacente. Il team di supporto tecnico parla inoltre otto lingue per assistere i clienti nella loro lingua madre.

Se il team addetto all'onboarding è preparato a gestire gli imprevisti, l'esperienza sarà sicuramente positiva.

5. Quali sono le insidie di un onboarding non adeguato?

Quando non vengono dedicati il giusto tempo e la giusta attenzione all'onboarding, possono insorgere problemi di connessione e i tempi per le traduzioni si allungano.

Se l'esecuzione dell'onboarding si protrae troppo a lungo, un potenziale inconveniente è la necessità di affidarsi all'e-mail per rispettare le scadenze ravvicinate. Questo approccio è appropriato in alcuni casi, ma lavorare con l'e-mail può essere complesso. Questo è vero in particolare per i progetti di traduzione con volumi elevati. Quando i file vengono trasferiti manualmente:

• I documenti possono andare persi
• C'è una maggiore probabilità di confusione tra le versioni e può succedere che venga consegnata una bozza non completa al posto del documento finale
• Le fatture vengono inviate in modo casuale

Quando l'onboarding avviene in modo adeguato, i processi vengono localizzati più velocemente e con più facilità

6. Cosa è necessario fare se è il momento di cercare una nuova partnership?

Se pensate di iniziare una nuova relazione con un'azienda di servizi di localizzazione, vi potrebbe preoccupare l'idea che la transizione richieda troppo tempo, in particolare quando i ritmi di lavoro sono frenetici. Ma non preoccupatevi. Il passaggio a un nuovo partner sarà più facile di quello che pensate, se il team addetto all'onboarding è di prim'ordine.

Un team di onboarding efficace vi assisterà in ogni passaggio. Vi fornirà anche indicazioni su come recuperare gli asset importanti dal fornitore di servizi di localizzazione precedente e su come gestire al meglio gli asset legacy in futuro. In questo modo, non avrete niente da perdere e tutto da guadagnare dalla nuova relazione.

Conclusione

Che sia la prima volta che collaborate con un fornitore di servizi linguistici e dobbiate chiarirvi le idee sul processo di localizzazione oppure che stiate passando a un nuovo partner e siate alla ricerca di un processo di transizione senza intoppi, assicuratevi di informarvi sul lavoro del team addetto all'onboarding.

Un partner per la localizzazione che affronta in modo serio il processo di onboarding avrà esperienza e competenze da condividere con voi. Il tempo dedicato all'esame del processo di onboarding darà i suoi risultati per il successo a lungo termine.

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