I 9 errori principali da evitare nei report annuali digitali

La preparazione di un report annuale è un'attività complessa. Non si tratta solo di un semplice report finanziario. I report annuali ridefiniscono l'organizzazione e ne migliorano l'immagine. Presentano risultati, obiettivi futuri, aree di miglioramento e crescita e, naturalmente, dati finanziari. Per rimanere competitivi nel vostro settore, quest'anno dovrete creare un report digitale. I report annuali digitali consentono al vostro team di sviluppare contenuti più accattivanti con elementi multimediali. Quando progettate un report annuale digitale, potete anche personalizzare i contenuti per i diversi tipi di lettori. Si tratta inoltre di un ottimo investimento per il futuro. Il contenuto e il layout del vostro report digitale annuale potranno essere riutilizzati nei report futuri, nel vostro sito web, in report digitali personalizzati ridotti per specifici progetti, in annunci pubblicitari, comunicati stampa e altro ancora.

Ottimizzate l'impatto e il ROI del vostro report annuale digitale di questo e dei prossimi anni evitando questi nove errori comuni.

Errore 1. Creazione di contenuti non ottimizzati per il formato digitale

Quando sviluppate i contenuti, pensate a un pubblico digitale e alle sue aspettative, non ai lettori di un formato cartaceo. Beat Schwarz, Language Excellence Manager presso la sede di Lionbridge a Zurigo, afferma: "L'errore più grande che si possa fare con un report annuale digitale è credere che le regole dei contenuti siano sempre le stesse". Il vostro team deve scrivere e aggregare contenuti adatti a un sito web, non a un lungo PDF o a un documento cartaceo. Molte aziende scelgono di rivolgersi a esperti di report annuali digitali, come quelli di Lionbridge. Le regole saranno completamente diverse. È necessario svolgere attività come le seguenti:

• Creazione di report finanziari interattivi
• Scrittura di blocchi di testo più brevi
• Creazione di elenchi puntati quando applicabile
• Aggregazione di elementi visivi 
• Realizzazione di brevi video o segmenti animati
• Sviluppo di una funzione di navigazione e ricerca intuitiva
• Creazione di una soluzione compatibile con tutti i dispositivi: mobili, desktop, Apple, Android e così via

Errore 2. Creazione di contenuti del report annuale digitale difficili da leggere e da tradurre

Anche se il design del vostro report annuale è accattivante, brillante e innovativo, il contenuto deve essere comunque leggibile. Sono necessari contenuti coinvolgenti e scritti in modo chiaro, persuasivo e organizzato. Valutate se è opportuno aggiungere un glossario di termini per aiutare i lettori a comprendere meglio il materiale. Scrivete frasi concise ed efficaci, non contorte o con verbi al passivo.  

Se vi serve un report annuale multilingue, scrivete contenuti pronti per la traduzione. Potrete così risparmiare sui costi e accorciare i tempi di consegna, in particolare se il vostro team deve creare e distribuire il report annuale rispettando scadenze ravvicinate. Fortunatamente, gli accorgimenti da seguire per scrivere contenuti pronti per la traduzione contribuiscono anche a rendere il testo più leggibile nella lingua originale.

Errore 3. Creazione di dati meno accessibili nel report annuale digitale

I lettori si aspettano che i dati in un report annuale digitale siano più accessibili rispetto a un PDF o a una copia cartacea. Date la possibilità di scaricare il report facilmente. Create grafici e diagrammi interattivi. Offrite visualizzazioni intuitive che consentano ai lettori di omettere i dati a cui non sono interessati e di concentrarsi sulle informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo, le persone potranno sfruttare al meglio il report annuale digitale e comprendere più a fondo i vostri dati finanziari. 

Errore 4. Mancanza di percorsi o messaggi personalizzati nel report annuale digitale

A differenza di un report cartaceo o in formato PDF, un report digitale di solito non viene letto dall'inizio alla fine. I lettori si aspettano di poter selezionare solo il materiale che ritengono rilevante. Soddisfate queste aspettative creando percorsi personalizzati per gruppi diversi: clienti, venditori e fornitori, membri del consiglio di amministrazione, investitori, dipendenti e così via. Consentite ai lettori di scegliere questi percorsi facilmente e quindi sviluppateli con messaggi e materiali pensati per loro. Considerate cosa vogliono sapere e cosa volete dire a questi gruppi. Oltre ai percorsi specializzati, è essenziale anche semplificare l'analisi del materiale. Usate titoli e sottotitoli, elenchi puntati e riquadri. Evitate di ripetere le informazioni. 

Errore 5. Uso di termini non coerenti nel report annuale digitale

Talvolta, quando più membri dei team o reparti (il team addetto alle comunicazioni, il team responsabile della contabilità e così via) scrivono un report, vengono usati termini chiave non coerenti, inclusi titoli e termini finanziari complessi. Per evitare questo problema, potete creare un glossario con termini e titoli standard, le relative definizioni e le convenzioni per l'uso di maiuscole e minuscole. Condividete questo glossario con tutti coloro che scriveranno una sezione del report. Alcuni di questi termini potrebbero venire pubblicati nel report per i lettori. Naturalmente, potrebbe essere meglio ometterne altri. Se per il report è necessario un processo di traduzione, il glossario aiuterà il traduttore a migliorare il prodotto finale.  

La creazione di un linguaggio aziendale è utile per i report annuali digitali. È inoltre utile per molti altri progetti di comunicazione interna ed esterna. Condividete le risorse che definiscono il linguaggio aziendale con l'intera organizzazione. Incoraggiatene o incentivatene l'uso quotidiano. Ciò risulterà vantaggioso per la vostra azienda per tutto l'anno e non solo durante la preparazione del report annuale. 

Errore 6. Applicazione di stile e grammatica in modo non coerente

Come abbiamo visto in precedenza, quando più team o reparti redigono un report annuale, è comune trovare numerose differenze di grammatica e stile. Possono esserci differenze tra le sezioni nell'uso della punteggiatura oppure nell'uso delle maiuscole o minuscole negli elenchi puntati. Alcune sezioni possono usare un design specifico, caratterizzato dai colori aziendali, mentre altre no. Anche se queste incoerenze non sono errori, intaccano comunque la credibilità dell'azienda. Il report annuale è una rappresentazione dell'organizzazione e dei suoi risultati. Deve quindi essere impeccabile sotto ogni aspetto, compresi stile e grammatica.  

Per assicurare la coerenza, sviluppate una guida di stile e condividetela con tutti coloro che contribuiscono al report. Come passaggio finale, incaricate un team o una persona di rivedere il report verificando il rispetto delle regole della guida di stile. La versione finale deve avere un aspetto uniforme, seguire regole grammaticali comuni e usare le stesse regole stilistiche nel testo. 

Questo processo di revisione e creazione di una guida di stile sarà utile anche per la traduzione. Se il report deve essere tradotto, è opportuno che l'organizzazione condivida la guida di stile con il traduttore. La guida di stile risponderà alle domande del traduttore in merito a grammatica, ortografia, stile per i titoli e altro ancora. Renderà anche più veloce la traduzione del report, riducendo di conseguenza i costi del processo di traduzione. Una guida di stile è un buon investimento per gli anni futuri, poiché può essere riutilizzata per ogni nuovo report annuale. Le organizzazioni possono usare la guida di stile anche per il proprio blog, il contenuto del sito web o altre comunicazioni aziendali. 

Errore 7. Scrittura di una lettera priva di personalità per gli stakeholder 

La maggior parte delle aziende è consapevole del fatto che i report annuali digitali necessitino di dati finanziari accurati e coerenza stilistica senza errori. Ciò che ci si dimentica, a volte, è che questi report devono anche avere una voce distintiva che rappresenti l'azienda, in particolare nella lettera del CEO. Quando numerosi reparti e membri dei team esaminano un report, è facile che vada persa l'"identità" nelle sezioni essenziali come la lettera per gli stakeholder. Tuttavia, questa sezione sarà molto più persuasiva e incisiva se riflette il carattere e la prospettiva del CEO.  

Errore 8. Assenza di risposte alle domande fondamentali

La quantità di materiale multimediale, lettere o dati finanziari presente in un report digitale annuale non è importante. Se il report non fornisce le informazioni fondamentali, non sarà affatto efficace. Potrebbe così rivelarsi uno spreco di tempo e risorse. Ogni report annuale dovrebbe rispondere chiaramente ad alcune domande:

• Perché esiste l'organizzazione?  
• Quali sono gli obiettivi (in generale e per gli anni precedenti e successivi)?
• Quali strategie vengono adottate per raggiungere questi obiettivi?
• In che modo l'organizzazione stanzia o raccoglie fondi?

Le risposte a queste domande non devono ovviamente rivelare segreti commerciali, ma devono essere ragionevolmente dettagliate e persuasive. La fiducia che azionisti, investitori, fornitori, giornalisti finanziari, dipendenti e clienti ripongono nell'organizzazione dipende dalla capacità di rispondere a queste domande fondamentali. 

Errore 9. Mancanza di analisi e misurazione dei risultati del report annuale digitale

Dopo aver dedicato lavoro e risorse al report annuale digitale, è fondamentale misurarne l'efficacia. I report digitali consentono di tenere traccia dei download, creare mappe termiche che mostrano le sezioni più lette o ignorate e confrontare le statistiche con i report annuali di altre organizzazioni. È anche possibile chiedere un feedback. Potete lasciare uno spazio per recensioni o commenti alla fine del report oppure nella pagina di destinazione dopo il download o semplicemente fornire un indirizzo e-mail a cui le persone possono inviare il proprio feedback. Dopo un periodo di tempo adeguato, è fondamentale rivedere tutti i dati relativi alle prestazioni del report. Organizzate una riunione, prendete appunti e pensate a cosa si potrà migliorare nel prossimo report. Questo feedback può fornire informazioni utili per ottimizzare le procedure usate per la creazione del report annuale digitale e di altri report. Valutare il successo e i fallimenti di un report può fornire valore per gli anni futuri. 

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