10 consigli per la pianificazione di un report annuale multilingue

Chi scrive i report annuali ha tutta la nostra ammirazione. Questo compito è tra i più complessi in ambito di comunicazione e deve essere svolto fino a quattro volte ogni anno. Ma anche i supereroi qualche volta hanno bisogno di un aiuto.

Noi di Lionbridge comprendiamo quali sono i motivi per cui scrivere un report finanziario è un'attività così complessa e abbiamo qualche idea per rendere il processo il più fluido possibile.

Quali sono gli aspetti che rendono così complessa la scrittura di un report annuale o trimestrale?

Precisione

Il report annuale della vostra azienda è prima di tutto un'importante pubblicazione legale. Le cifre e le informazioni in esso contenute devono essere accurate, verificate e presentate nel modo corretto. La precisione non è negoziabile.

Presentazione

Contemporaneamente, il report annuale è la pubblicazione più importante dell'azienda perché determina l'immagine con cui viene presentata al mondo. Deve avere un aspetto professionale e fare un'ottima impressione. Ciò richiede una combinazione di contenuti facilmente leggibili e accattivanti e grafica e design di livello professionale.

Collaborazione

Ognuno vuole esprimere le sue idee. È necessario combinare gli input di CEO, direttori e altri dirigenti, contabili e revisori, colleghi del reparto legale e che si occupano della conformità, team di addetti al marketing e alle comunicazioni e tutte le altre parti in causa e ognuno ha un obiettivo leggermente diverso. Allo stesso tempo, potrebbe essere necessario relazionarsi con un'agenzia che si occupa del design, un fotografo, un partner per la traduzione, scrittori esterni e tipografi. E non dimentichiamoci i diversi passaggi di approvazione necessari.

Rilevanza

Il report deve anche essere rilevante per gruppi di lettori molto eterogenei, con diversi livelli di conoscenze e alla ricerca di informazioni di diverso tipo nella pubblicazione. I destinatari includeranno autorità di regolamentazione e operatori di borsa, giornalisti, investitori, analisti, personale, fornitori e anche i concorrenti dell'azienda, che vorranno dare un'occhiata.

Leggibilità

Un altro livello di complessità si aggiunge per il fatto che è necessario assicurarsi che il report sia disponibile nelle lingue appropriate per i lettori. E quando le scadenze sono già strette (come sempre accade), le fasi di traduzione aggiungono ulteriore pressione.

In che modo Lionbridge può semplificare il processo?

Non possiamo fornire una soluzione a ogni singolo aspetto problematico, ma possiamo centralizzare e semplificare il vostro processo. Un unico partner linguistico esperto può gestire la creazione, l'editing, la traduzione e la revisione dei contenuti in tutte le lingue, per evitarvi almeno una parte delle preoccupazioni. In combinazione con una pianificazione meticolosa, questo può fare una grande differenza.

I team di traduttori finanziari specializzati di Lionbridge vantano decenni di esperienza in progetti di reporting complessi. Insieme possiamo prevenire molti problemi, affrontandoli ancora prima che si presentino.

Ecco i nostri 10 consigli per la pianificazione delle traduzioni dei report annuali:

1. Forniteci quante più informazioni possibili sulle tempistiche e sui volumi da tradurre, il prima possibile

Prima riceviamo le informazioni sul progetto e maggiori sono i dettagli che ci fornite, più facile sarà per noi creare il miglior team possibile a cui assegnare il lavoro. Se possibile, inviateci una parte dei contenuti in anticipo, per permetterci di ridurre la quantità di lavoro nel momento critico e garantirvi così una consegna più rapida.

2. Pensate al tempo che è stato necessario per scrivere il report e mettete in conto un intervallo di tempo realistico per la traduzione

Anche con le moderne tecnologie, la traduzione è un processo specializzato che richiede tempo e concentrazione. È necessario che i traduttori possano risolvere i problemi terminologici, comprendere come opera la vostra azienda, capire qual è il vostro stile e produrre un testo chiaro ed efficace.

Naturalmente anche noi viviamo in un mondo fatto di scadenze e urgenze. Collaboreremo sempre con voi per soddisfare le vostre tempistiche.

3. Indicateci quali servizi vi occorrono

In quali lingue sarà pubblicato il report annuale? Ricordatevi di specificare se vi serve l'inglese degli Stati Uniti o del Regno Unito, lo spagnolo per l'America Latina o per la Spagna e così via, per permetterci di scegliere persone con le giuste conoscenze locali e culturali.

E non dimenticatevi che offriamo molto di più dei semplici servizi di traduzione. Possiamo scrivere qualche sezione del report al posto vostro? Vi serve una revisione delle versioni PDF finali in ogni lingua? È necessaria un'integrazione per connettere i nostri servizi di traduzione al vostro sistema di gestione dei contenuti o a servizi di desktop publishing? Possiamo aiutarvi in molti modi.

4. Inviateci i documenti di riferimento sia nella lingua di origine che nelle lingue di destinazione richieste

In genere, si tratta dell'ultimo report annuale e dell'ultimo report trimestrale. Importeremo i vostri documenti di riferimento nella nostra memoria di traduzione, così da poter elaborare il report annuale in modo più rapido e conveniente.

Potremo così mantenere la coerenza nel tempo. Ma non dimenticatevi di segnalarci le aree da migliorare: desideriamo migliorarci continuamente.

5. Comunicateci la terminologia specializzata e le regole di stile

Avete glossari o linee guida di stile da seguire? O preferite che ci occupiamo noi di delineare alcune convenzioni per voi?

Se il vostro glossario, le traduzioni esistenti e la terminologia ufficiale (ad esempio gli standard IFRS) sono in qualche modo incoerenti, a cosa dobbiamo dare la precedenza? Forniteci il maggior numero di informazioni possibili in anticipo, per aiutarci a mantenere la coerenza e la qualità.

6. Comunicateci per tempo i vostri requisiti tecnici

Quali sistemi di pubblicazione e gestione dei contenuti usate per produrre il report annuale? Quali formati di file ci fornirete e tramite quale piattaforma? E cosa precisamente vi aspettate di ricevere indietro da noi? Usate uno strumento di traduzione assistita (CAT)? Con il giusto preavviso, possiamo soddisfare ogni esigenza.

7. Indicateci i contatti presso la vostra azienda

È molto utile designare una persona di contatto che possa rispondere alle domande dei traduttori e prendere decisioni finali in merito alla terminologia. Insieme possiamo definire un processo per gestire in modo comodo e sicuro le comunicazioni tra i linguisti e il vostro esperto.

8. Fateci sapere quali altre persone lavoreranno al progetto

Ad esempio, potremmo dover comunicare direttamente con l'agenzia che si occupa del design. Sono stati informati di tutti i requisiti di ogni lingua di destinazione o possiamo aiutarli a definirli?

Ad esempio, un tipografo in Svizzera potrebbe involontariamente applicare le regole di sillabazione (interruzione di riga) del tedesco a un report inglese. La correzione di migliaia di errori di questo tipo in fase di revisione comporta lo spreco di tempo prezioso e un aumento dei costi, sia per la fase linguistica che per quella di DTP.

9. Comunicateci eventuali altre perplessità in relazione al report annuale

Avete domande sui nostri standard di sicurezza? Preferite che il report annuale venga consegnato in batch o che i nostri traduttori lavorino nei vostri uffici oppure volete ricevere informazioni di monitoraggio dei costi continuative? Diteci tutto ciò che va considerato per la produzione del vostro report annuale, dalle questioni minori a quelle più importanti.

10. Pensate al futuro del vostro report annuale!

Ora che avete delineato un processo fluido, avete considerato i vantaggi della digitalizzazione del report annuale? Possiamo collaborare con voi per esaminare possibilità e insidie.

Saremo lieti di aiutarvi a pianificare e stendere il vostro report annuale. I nostri team di specialisti dedicati hanno le competenze per la scrittura, l'editing e la traduzione dei vostri report finanziari:

• in qualsiasi lingua


• nel rispetto di tempi rapidi


• con la massima qualità


• con standard di sicurezza estremamente elevati.

Contattateci per saperne di più!