Sicurezza informatica e dati di traduzione

Nella scelta di un fornitore di servizi linguistici, sorgono spontanee alcune domande. Quanto costerà la traduzione? Quali saranno i tempi per ricevere il prodotto finale? La qualità della traduzione finale sarà elevata? Tutte queste preoccupazioni sono di estrema importanza. Ma un'altra considerazione altrettanto importante e forse ancora più decisiva è determinare quale sia l'approccio del fornitore di servizi linguistici verso la protezione dei dati.

Se non ponete la questione della sicurezza dei dati al fornitore, vi esporrete alla possibile perdita di proprietà intellettuale, segreti aziendali o altri materiali altamente sensibili. Quando questo tipo di informazioni viene reso pubblico o finisce nelle mani sbagliate, i risultati possono essere devastanti per un'azienda.

Che cosa può andare storto utilizzando le app di traduzione online gratuite?

Se utilizzate uno strumento di traduzione online gratuito per i dati della vostra azienda, fate molta attenzione, in particolare se i dati sono sensibili o privati. Dopotutto, i traduttori professionisti devono essere pagati. Se una traduzione è gratuita, come fanno le app a garantire la sicurezza? Spesso non possono farlo.

Sono numerosi i casi in cui è stata segnalata la perdita di controllo sui dati inviati ad app gratuite di terze parti. La società petrolifera Statoil, ad esempio, se ne è accorta a sue spese nel 2017. In quel caso, un'app online gratuita ha caricato i dati personali dei dipendenti in Google Search all'insaputa di Statoil.

Affidare i vostri progetti di traduzione a un fornitore di servizi linguistici di livello professionale è un ottimo primo passo verso la sicurezza dei dati. Ma attenzione: non tutti i fornitori di servizi linguistici si impegnano a offrire sicurezza informatica e protezione dei dati. Dovrete quindi compiere alcune indagini e porre le giuste domande.

Come fornite i vostri materiali per la traduzione?

I clienti si servono di metodi diversi per inviare i propri dati a un fornitore di servizi linguistici. In questa fase è necessario raggiungere tre obiettivi:

1. Nessuno deve poter rubare i dati.
2. I dati devono essere caricati in una posizione a cui possano accedere solo le persone autorizzate.
3. Non deve essere possibile copiare i dati.

Il fornitore di servizi linguistici e il cliente devono collaborare per determinare il metodo di invio dei dati. Per materiali altamente sensibili, l'onere ricade sul fornitore di servizi linguistici, che dovrà rendere disponibile un'opzione valida, come un portale o un sito web sicuro. Questo metodo di invio impedirà l'intercettazione dei dati durante la trasmissione. Il sistema deve essere progettato in modo da impedire anche intrusioni interne quando il materiale si trova nel portale. Il cliente è tenuto a utilizzare il portale e non deve chiedere al fornitore di servizi linguistici di accettare i dati tramite un metodo non sicuro.

Una volta che i dati si trovano nel portale, le misure di sicurezza devono comprendere più livelli di controllo. Questi controlli possono includere l'autenticazione avanzata, la gestione degli accessi in base a regole e la possibilità di integrazione con il sistema di gestione degli accessi del cliente. L'idea è limitare l'accesso alle persone che lavorano attivamente al progetto e archiviare i dati in modo che altri non possano accedervi facilmente. Se poche persone hanno accesso ai dati, il rischio per la sicurezza è minimo.

Come viene svolto il lavoro di traduzione?

Ai traduttori deve venire richiesto di eseguire l'accesso con credenziali per poter utilizzare i dati e di lavorare nel portale in cui i dati sono al sicuro. Per i dati altamente sensibili, il lavoro del traduttore deve essere monitorato nei server del fornitore di servizi linguistici e devono venire utilizzati strumenti speciali. Risorse come un software di gestione delle traduzioni impediscono la rimozione dei dati dal portale. Inoltre, per i materiali assolutamente riservati, i dati devono essere forniti ai traduttori in piccoli blocchi. Ciò impedisce di divulgare i contenuti nella loro interezza.

In definitiva, i traduttori devono lavorare in un ambiente in cui i dati vengono gestiti nei sistemi del fornitore di servizi linguistici e protetti all'interno del suo framework di sicurezza. Al modello di traduzione possono essere applicati livelli di sicurezza diversi. L'approccio da adottare dipende dal livello di sensibilità dei dati e di protezione necessaria.

Come viene consegnato il lavoro di traduzione?

Il fornitore di servizi linguistici deve consegnare la traduzione finale al cliente allo stesso modo in cui ha ricevuto il materiale. Per i materiali sensibili, il processo di consegna deve avvenire attraverso il portale sicuro. Assicuratevi che i dati siano sicuri e crittografati.

Quali criteri e standard proteggono i dati?

La protezione dei dati dipende molto dai processi del fornitore di servizi linguistici. Le persone che accedono ai dati sono spesso linguisti che potrebbero non avere conoscenze approfondite in merito alla sicurezza. Verificate che il fornitore di servizi linguistici informi i linguisti riguardo all'importanza di proteggere i dati e chieda loro di seguire i criteri di sicurezza predisposti.

Inoltre, i dipendenti del fornitore di servizi linguistici devono aver ricevuto una formazione sulle modalità di trattamento dei dati al fine di garantirne la sicurezza. Chiedete infine al fornitore di servizi linguistici se i metadati del progetto sono nascosti. Il team operativo utilizza nomi in codice per i progetti come parte del processo? Questo accorgimento è assolutamente necessario.

Quali strumenti devono essere utilizzati dai team IT e di sicurezza dedicati?

Un'azienda che affida i propri dati a un fornitore di servizi linguistici deve sapere se il fornitore ha gli strumenti necessari per gestire i propri sistemi IT e affrontare eventuali violazioni impreviste della sicurezza. Il fornitore di servizi linguistici utilizza una tecnologia specializzata, ad esempio uno strumento di gestione degli eventi e degli incidenti di sicurezza? Questo tipo di strumento permette di rilevare praticamente in tempo reale un evento dannoso, per consentire ai professionisti della sicurezza di intervenire tempestivamente. Il fornitore di servizi linguistici possiede un sistema di gestione delle vulnerabilità per tenere traccia dei punti deboli nei server e in altri asset?

Per valutare in modo efficace il vostro fornitore di servizi linguistici, potete semplicemente verificare se abbia al suo interno team IT e di sicurezza dedicati. Per supportare team di questo tipo è necessaria una notevole quantità di risorse. Non tutti i fornitori di servizi linguistici possono permettersela.

In che modo le best practice del fornitore di servizi linguistici minimizzano le minacce per i dati?

Eliminare completamente tutte le minacce interne ed esterne è impossibile. Tuttavia, la sicurezza è maggiore quando ci si impegna nella protezione dei dati e si ricorre a un fornitore di servizi linguistici che si avvale delle migliori procedure di sicurezza informatica. Un'azienda che stia scegliendo un fornitore di servizi linguistici dovrà rivolgersi al proprio team di sicurezza. Il fornitore deve essere disposto a illustrare i propri processi, procedure e strategie per la protezione dei dati. In definitiva, il fornitore di servizi linguistici deve impegnarsi a mantenere le promesse fatte accettando di sottoscrivere un contratto che indichi le responsabilità di sicurezza verso il cliente.

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