Nio ödesdigra misstag att undvika i din digitala årsredovisning

Det är ingen liten uppgift att sammanställa en årsredovisning. Det är så mycket mer än bara en finansiell rapport. Årsredovisningar är ett sätt att omdefiniera hela organisationen och finputsa anseendet. Här presenteras resultat, framtidsmål, förbättrings- och tillväxtområden – och naturligtvis den finansiella rapporten. För att hålla jämna steg med konkurrenterna i branschen vill du förmodligen skapa en digital redovisning i år. Digitala årsredovisningar kan fyllas med mycket intressantare innehåll med hjälp av multimedia. Med rätt design på den digitala årsredovisningen kan du skräddarsy innehåll direkt för olika typer av läsare. Dessutom är digitala årsredovisningar en utmärkt framtidsinvestering. Du kan återanvända innehållet och utgå från designen i den digitala årsredovisningen när du utformar nästa års rapporter, din webbplats, anpassade digitala rapporter för enskilda projekt, publicitetskampanjer och pressmeddelanden, för att nämna några.

Maximera effekten och avkastningen av din digitala årsredovisning i år (och varje år) genom att undvika följande nio vanliga misstag.

Misstag 1: Inte skapa innehåll för ett digitalt format

När du skapar innehåll ska du utgå från en digital publik och deras förväntningar, inte en målgrupp för en tryckt publikation. Beat Schwarz, Language Excellence Manager på Lionbridge i Zürich, förklarar: ”Det största misstaget du kan göra med en digital årsredovisning är att tro att reglerna för innehållet är desamma.” Ditt team bör skriva och sammanställa innehåll som passar på en webbplats, inte en lång PDF-fil eller dokument i pappersformat. (Många företag anlitar experter för att få hjälp med digitala årsredovisningar, som de som jobbar för Lionbridge.) Regelboken är helt annorlunda. Det medför uppgifter som att

• skapa interaktiva finansiella rapporter
• skriva kortare textavsnitt
• göra punktlistor där det passar
• samla bildmaterial 
• göra kortare filmer eller animerade avsnitt
• skapa användarvänlig navigering och sökfunktion
• säkerställa kompatibilitet med alla enheter: mobila/stationära, Apple/Android osv.

Misstag 2: Göra innehållet i din digitala årsredovisning svårt att läsa och översätta

Även om designen i årsredovisningen är intressant, levande och innovativ, är det viktigt att innehållet är läsligt. Texten ska väcka intresse, vara välstrukturerad, tydlig och övertygande. En god idé är att skapa en ordlista med termer som hjälper läsaren att förstå materialet. Skriv enkla, effektiva meningar, använd inte omskrivningar eller passiv form.  

Om du behöver en flerspråkig årsredovisning, skriv innehåll som är förberett för översättning. På så sätt minskar du både kostnaden och leveranstiden, framför allt om teamet har ont om tid på sig att skapa och leverera årsredovisningen. Som tur är innebär tipset om att skriva för översättning att innehållet samtidigt blir enklare att läsa på svenska (eller det källspråk som redovisningen skapas på).

Misstag 3: Göra data mindre lättillgängliga i den digitala årsredovisningen

Läsarna förväntar sig att data i en digital årsredovisning är mer lättillgängliga än i ett PDF- eller pappersdokument. Gör det enkelt att hämta dem. Skapa interaktiva tabeller och diagram. Erbjud användarvänliga vyer där läsarna kan dölja data som inte intresserar dem och inrikta sig på informationen de efterfrågar eller behöver. Med sådana funktioner får användarna ut mer av din digitala årsredovisning och kan enklare sätta sig in i din finansiella rapportering. 

Misstag 4: Glömma att skapa anpassade sökvägar och budskap i den digitala årsredovisningen

Till skillnad från en tryckt rapport eller PDF-fil blir en digital årsredovisning oftast inte läst från början till slut. Läsarna förväntar sig att kunna välja ut enbart det material som är relevant för dem. Uppfyll förväntningarna genom att skräddarsy särskilda sökvägar för olika grupper: kunder, leverantörer och återförsäljare, styrelseledamöter, investerare, medarbetare osv. Gör det enkelt för läsarna att välja bland vägarna och utveckla dem sedan med budskap och material som de förmodligen söker efter. Fundera över vad de kan vilja veta – och vad du har att säga till respektive grupp. Förutom att skapa anpassade sökvägar är det också viktigt att göra det enkelt att titta genom materialet. Använd huvud- och underrubriker, punktlistor och informationsrutor. Undvika att upprepa information. 

Misstag 5: Använda inkonsekvent terminologi i den digitala årsredovisningen

Ibland när flera teammedlemmar eller avdelningar – kommunikationsteamet, redovisningsteamet osv. – skriver en rapport tillsammans, blir viktiga termer inkonsekventa, exempelvis komplicerade ekonomiska termer och titlar. Du kan undvika det här misstaget genom att skapa en ordlista med standardtermer och titlar, definitioner och skrivregler för t.ex. stor bokstav. Dela ordlistan med alla som ska skriva en del av rapporten. Ibland kan termerna publiceras i rapporten, så att även läsarna får ta del av dem. (här kan det förstås vara bättre att utelämna vissa av dem). Om det krävs en översättningsprocess till rapporten kan ordlistan hjälpa översättaren att uppnå ett ännu bättre resultat.  

Det kan också vara användbart att skapa ett företagsspråk för digitala årsredovisningar. Det kan även komma till nytta i många andra interna och externa kommunikationsprojekt. Dela resurserna som definierar företagsspråket med hela företaget. Det kan vara en god idé att uppmuntra (eller kräva) att det används i det dagliga arbetet. Det här är en rutin som gagnar företaget året om, inte bara i arbetet med att färdigställa årsredovisningen. 

Misstag 6: Tillämpa grammatik och stil på ett inkonsekvent sätt

Som vi nämnde ovan är det vanligt att man, när flera team eller avdelningar skriver en årsredovisning tillsammans, ser en rad grammatiska och stilmässiga skillnader. En avdelning använder kanske citattecken medan en annan föredrar talstreck. Ett team gillar stor bokstav i början av varje punkt i en punktlista, det andra vill ha liten. Vissa avdelningar använder kanske en årsredovisningsdesign i företagets färger, medan andra struntar i det. De här variationerna är inga egentliga fel, men skadar ändå företagets trovärdighet. Årsredovisningen representerar hela organisationen och dess bedrifter. Därför bör den vara så genomarbetad som möjligt och det gäller även stil och grammatik.  

Uppnå konsekvens genom att ta fram språkliga riktlinjer och dela dem med alla som bidrar till rapporten. Utse ett team (eller en person) som korrekturläser hela rapporten och stämmer av den mot de språkliga riktlinjerna som ett sista steg. Slutversionen bör ha ett enhetligt utseende, följa samma grammatiska regler och använda samma stilistiska regler i texten. 

Granskning och avstämning av språkliga riktlinjer underlättar också vid översättning. Om en organisation behöver översätta sin rapport bör även översättaren få tillgång till de språkliga riktlinjerna. Här går det att hitta svar på frågor om grammatik, stavning, utformning av rubriker och mycket mer. Informationen kan också göra att det går snabbare att översätta rapporten, vilket minskar kostnaden för översättningsprocessen. Språkliga riktlinjer är en bra investering inför kommande år, eftersom du kan återanvända dem till alla nya årsredovisningar. Organisationer kanske också vill använda de språkliga riktlinjerna till sin blogg, webbplatsinnehåll eller annan företagskommunikation. 

Misstag 7: Skriva ett opersonligt brev till aktieägarna 

De flesta företag är medvetna om att digitala årsredovisningar behöver innehålla korrekt finansiell rapportering och vara konsekventa och felfria. Men det kan vara lätt att glömma att rapporten även måste tala med en tydlig röst som representerar företaget, framför allt i brevet från den verkställande direktören. När många avdelningar och teammedlemmar skapar en rapport tillsammans är det lätt att förlora ”rösten” i viktiga delar som brevet till aktieägarna. Avsnittet blir dock mer övertygande om det sticker ut och förmedlar vd:ns karaktär och perspektiv.  

Misstag 8: Missa att besvara grundläggande frågor

Det spelar ingen roll hur många brev eller hur mycket multimediematerial och finansiell rapportering en digital årsredovisning innehåller. Om den inte uppfyller de mest grundläggande redovisningskraven fyller den inte sin funktion. Då kan faktiskt både tid och resurser vara bortkastade. Det finns några frågor som alla årsredovisningar måste ge ett tydligt svar på:

• Varför finns organisationen?  
• Vilka är målen (övergripande och för föregående och kommande år)?
• Vilka strategier har man för att uppnå målen?
• Hur tjänar eller samlar organisationen in pengar?

De här svaren behöver inte avslöja några affärshemligheter (det vore naturligtvis dumt), men de måste vara förhållandevis detaljerade och övertygande. Hur stort förtroende aktieägare, investerare, leverantörer, ekonomijournalister, medarbetare och kunder har för organisationen beroende på hur väl de här grundläggande frågorna besvaras. 

Misstag 9: Glömma att analysera och mäta resultaten av den digitala årsredovisningen

Efter att ha lagt ner så mycket resurser och arbete på den digitala årsredovisningen är det viktigt att mäta hur väl den fungerar. Med en digital rapport kan du spåra hämtningar, kartlägga var besökare har läst eller lämnat avsnitt och jämföra din statistik med andra organisationers årsredovisningar. Du kan också använda det traditionella sättet: be om synpunkter. Du kan ge möjligheter till omdömen eller kommentarer i slutet av rapporten, på landningssidan där den hämtas eller helt enkelt ange en e-postadress dit användarna kan skicka sin feedback. Efter en lämplig tid är det viktigt att gå igenom alla data om hur rapporten togs emot. Boka ett möte, skriv ner tankar och tänk ut hur nästa rapport kan bli ännu bättre. Synpunkterna kan ligga till grund för procedurer kring den digitala årsredovisningen eller andra rapporteringsprojekt. Värdet av att mäta rapportens framgångar och misslyckanden kan finnas kvar i många år framöver. 

Kontakta oss 

Vill du få hjälp med att ta fram din digitala årsredovisning?  Behöver du översättningstjänster för att nå en global läsarkrets?  Inga problem, vi hjälper dig. Kontakta oss i dag för att få veta mer om Lionbridges tjänster för att skriva, översätta och digitalisera dina finansiella rapporter.