Lärdomar av EU-förordningen om kliniska prövningar:

I februari 2023 har Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 536/2014 om kliniska prövningar varit i kraft i ett helt år. Den ersatte EU-direktiv 2001/20/EG om kliniska prövningar. Lionbridges Life Sciences-team ser tillbaka på det första året då man levererade översättningstjänster till kunder som berörs av den nya EU-förordningen om kliniska prövningar. I det här blogginlägget delar vi med oss av våra observationer och bra metoder för att hjälpa kunder genom ansökningsprocessen för kliniska prövningar i enlighet med den nya EU-förordningen om kliniska prövningar.

Bakgrund till den nya EU-förordningen om kliniska prövningar

EU-förordningen om kliniska prövningar (EU) nr 536/2014 (”CTR”) trädde i kraft den 31 januari 2022. Den nya förordningen harmoniserar inlämning, bedömning och övervakning av kliniska prövningar som genomförs inom både Europeiska unionen och länder i det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EEA). Införandet underlättas av ett informationssystem för kliniska prövningar (CTIS). Systemet skapar en enda, centraliserad inlämningsplats för information om kliniska prövningar i EU/EEA-området. En övergångsperiod pågår fram till 31 januari 2025, men från och med 31 januari 2023 måste alla inledande ansökningar om kliniska prövningar lämnas in via CTIS enligt bestämmelserna i CTR-förordningen. Global översättningsberedskap har blivit en viktig bidragande faktor för att lyckas med ansökningsprocessen. Med hjälp av översättningsberedskap kan man i god tid sammanställa en ansökningsdossier till en klinisk prövning och snabbare få fram översättningar. Den här förmågan är avgörande för att företag ska kunna uppfylla de snäva tidsramarna för begäran om information (RFI) under utvärderingen av deras ansökan/ansökningar.

Språkkrav för ansökningar om kliniska prövningar enligt EU-förordningen om kliniska prövningar

En fullständig ansökan om en klinisk prövning består av två delar. Den första delen innehåller vetenskaplig och medicinsk produktinformation och dokumentation. De här dokumenten kan bestå av studieprotokoll eller innehåll om märkningen av prövningsläkemedlet. Den andra delen består av information som är relevant för de nationella aspekterna av ansökan, till exempel rekryteringsmetoder eller information om proceduren för informerat samtycke. I bilaga I till CTR listas dokument som måste ingå i Del I och II av ansökningsdossiern.

Enligt CTR ska språket i ansökningsdossiern avgöras av respektive berörd medlemsstat (MSC). Förordningen om kliniska prövningar tillåter emellertid viss flexibilitet beträffande valet av språk. Vid inlämning av dokumentation som inte riktar sig till patienten rekommenderar CTR att engelska används. Den här rekommendationen bygger på det faktum att engelska generellt betraktas som ett lingua franca på det medicinska området.

MSC:erna är för närvarande överens om att de flesta dokument som lämnas in i Del I kan godtas på engelska. De lämnar utrymme för vissa undantag där ett nationellt språk krävs.

• Bilaga II i EU-kommissionens vägledande frågor och svar-dokument om CTR, (Questions & Answers Document – Regulation (EU) 536/2014) finns publicerat (på engelska) på EudraLex 10 (nedan kallat ”Q&A-dokument”). I Q&A-dokumentet klargörs vilka dokument från Del I som kan godtas på engelska. Här definieras vilka dokument som behöver lämnas in på ett obligatoriskt nationellt språk. I de fall där engelska eller ett nationellt språk kan godtas bör prövningssponsorer endast lämna in en språkversion av dokumenten.

Varje MSC definierar språkkrav för dokument i Del II.

• Bilaga III i Q&A-dokumentet innehåller en lista med nationella webbplatser och e-postadresser till kontaktpersoner. Den här listan underlättar prövningssponsorernas frågor kring nationella krav och enskilda delar av en ansökningsdossier.

Språkkrav för inlämning av PRO/ePRO

En förvirrande faktor var språkkraven för inlämning av patientrapporterade utfall/elektroniska patientrapporterade utfall (PRO/ePRO) och andra dokument avsedda för patienter som är länkade till slutpunkterna i den kliniska prövningen. CTR hänvisar inte specifikt till den här sortens dokument bland innehållet i ansökningsdossiern till prövningen. Det fick till följd att sponsorer som försökte följa den nya förordningen var osäkra på om dokumenten behövde lämnas in. I händelse att dokumenten faktiskt är nödvändiga försökte sponsorerna också fastställa i vilken del av ansökningsdossiern de skulle ingå. De försökte även ta reda på om det finns särskilda språkkrav för inlämningen. Den information som sponsorerna fick av enskilda MSC:er varierade, vilket gjorde det tydligt att det saknades tydlighet för de här frågorna.

Q&A-dokumentet, som publicerades i september 2022, klargjorde att dessa dokument avsedda för patienter skulle lämnas in som en del i studieprotokollet i Del I. De behövde uppfylla språkkraven för protokollet. Ytterligare en logisk kullerbytta tillkom. Problemet var att dokumenten (om de skulle användas under prövningen) måste tillhandahållas till deltagarna i den kliniska prövningen på ett språk de förstår. Q&A-dokumentet bekräftade också att CTR inte ger något lagligt stöd för att begära inlämning av den här sortens dokument i Del II (och inte heller kunde en översättning krävas).

Som svar på all förvirring signalerade merparten av alla MSC:er att protokollet bara kunde godtas om det lämnades in på engelska. I förlängningen innebar det att språkkravet om endast engelska gällde för alla dokument som patienter skulle ta del av och som lämnades in som en del av protokollet. Att färdigställa sådana dokument till patienter inför multinationella prövningar är en komplicerad och resurskrävande process. Inlämningsscheman sätter ofta press på det här komplexa arbetet. De här faktorerna gjorde att förenklade och effektiva språkkrav för inlämning var väldigt positiva för prövningssponsorer (och alla relevanta involverade intressenter). En uppdatering av Q&A-dokumentet från december 2022 visade att åsikterna i frågan nu gick isär. Flera MSC:er kräver nu att dokumenten måste tillhandahållas endast på det nationella språket. Vissa MSC:er signalerar att dokument på både engelska och det nationella språket behövde lämnas in. Eller så specificerar de att antingen engelska eller det nationella språket är godtagbara.

Den här utvecklingen bör fungera som en påminnelse till prövningssponsorer om att Q&A-dokumentet är ett levande dokument som hela tiden uppdateras i takt med att nya uppgifter blir tillgängliga. Det är väldigt viktigt att stämma av dokumentet regelbundet för att se till att språkkraven snabbt tillämpas på rätt sätt. Ur ett praktiskt perspektiv kan sponsorer vilja dra nytta av möjligheten att lämna in sina dokument på engelska när en MSC tillåter det (eller det godtas i en viss prövning). Den här taktiken kan till och med jämna ut scheman för översättningsberedskap och minska den tillhörande pressen på sponsorer och intressenternas team.

Begäran om information enligt den nya EU-förordningen om kliniska prövningar

I samband med den nya CTR-förordningen är RFI en begäran om information gällande den inlämnade prövningsansökan. Tillsynsmyndigheter kan lämna en begäran om information till prövningssponsorer under genomgången av en ansökan. Beroende på hur RFI:n är utformad kan en sponsor behöva uppdatera översatta dokument.

Enligt CTR har sponsorn begränsad tid på sig att besvara en RFI, hur lång tid beror på vilket steg frågan togs upp vid. Förordningen fastställer följande maximigränser:

• 10 dagar att besvara en RFI som lämnas under validering av en ansökan.
• 12 dagar att besvara en RFI som lämnas under bedömning av Del I och/eller Del II.

Inom de här tidsgränserna kan varje MSC fastställa en egen deadline. Deras deadlines kan minska svarstiden ytterligare. Följderna av att missa deadlinen är allvarliga. Om sponsorn inte svarar inom den tid som myndigheterna har krävt ogiltigförklaras hela prövningsansökan.

MSC:er kan lämna RFI:er i flera omgångar, en erfarenhet som vissa prövningssponsorer har varit med om. I dessa fall är effektiv hantering av översättningar av svar avgörande för att ge sponsorn ett heltäckande stöd.

Hantera snäva deadlines som fastställs enligt nya EU CTR

För att kunna hantera översättningsbehov inom begränsade tidsramar krävs omfattande förberedelser. Beroende på hur sponsorns organisation är uppbyggd (eller om andra partners, till exempel företag inom klinisk forskning, också är involverade) bör flera intressenter arbeta tillsammans. De bör gemensamt ta fram en robust och tillförlitlig process för att säkerställa snabb leverans av översättningsprojekt i samband med RFI-svar. Vi har samlat några tips på hur man bygger upp en optimal process för hantering av översättning i samband med RFI-svar:

• För närvarande är RFI:er bara tillgängliga i CTIS. Det finns inte något meddelandesystem utanför det. Därför bör ansvariga CTIS-användare övervaka systemet varje dag och se till att RFI:er snabbt vidarebefordras för bearbetning.
• Din språktjänstleverantör (LSP) tar förmodligen ständigt emot nya översättningsuppdrag. Se till att översättningsuppdrag till RFI-svar prioriteras genom att komma överens med LSP:n om en märkning (eller annan metod), så att jobben enkelt kan identifieras.
• På samma sätt bör du skapa en specifik projektgateway för att underlätta dynamisk behandling av översättningsuppdrag. Se till att den skiljer sig från din ”vanliga” metod för att lämna uppdrag. Du kan till exempel skapa ett dedikerat e-postalias.
• Det är viktigt att din LSP förvarnas om förväntade inlämningsdatum. Informera om viktiga datum när du lämnar in en prövningsansökan. När du kan ska du också berätta i vilket tidsfönster (eventuella) RFI:er förväntas komma. Med den här informationen kan LSP:n enklare kartlägga resurser och snabbt aktivera ditt projekt när ett översättningsuppdrag kommer in.
• Alla parter behöver se till att de har samma förväntningar. Prata om vad som är möjligt inom begränsade tidsramar. Beskriv de tjänster som du behöver och kom överens om hur ni ska mäta de operativa resultaten av den här sortens översättningsprojekt. Bekräfta eventuella särskilda krav på leveransen.
• Identifiera och åtgärda potentiella hinder som kan bromsa översättningsprojekt i inledningsskedet. Till exempel kan ett projekt bli försenat om du dröjer med att skicka en köporder till LSP:n. Förseningen kan leda till att leveransen inte blir klar i tid.
• Ta fram guider med rekommendationer i samråd med din LSP. Dokumentera allt som ni har kommit överens om när det gäller den här sortens översättningsprojekt. Ta fram en uppsättning enhetliga rekommendationer för projektledning. Dela det här dokumentet med alla relevanta team och intressenter. Och slutligen, använd bra dokumentationsrutiner under projektets hela livscykel. God dokumentation leder till information som är korrekt, aktuell, relevant och tillgänglig.

En väldefinierad översättningsstrategi krävs för att lyckas med centraliserad inlämning av ansökningar till kliniska prövningar enligt EU CTR. Se din LSP som en viktig partner för att du ska lyckas. Rådfråga din LSP och involvera dem redan när du planerar prövningen. Den här kommunikationen gör det enklare att effektivisera hanteringen av global översättning, minskar den administrativa bördan för dina team och hjälper dig att få ut mesta möjliga av din LSP:s externa språkexperter och tekniska kompetens.

Kontakta oss

Behöver du hjälp med att följa nya EU CTR? Vi har omfattande erfarenhet, kunskap och teknik för att hjälpa dig. Kontakta oss i dag för att få veta mer om Lionbridges översättningstjänster för Life Sciences.