Smarta beslut i valet av språktjänstleverantör

Språkhantering får allt större betydelse

De två senaste åren har skapat tillväxt för alla slags Life Sciences-företag inom områden som medicinteknisk utrustning, läkemedel, CRO, eCOA, virtuella kliniska prövningar samt hälso- och sjukvård. Verksamheten växer i så hög takt att företagen får trevliga problem att ta itu med. Godkännanden från tillsynsmyndigheter, forskning och utveckling, distribution med mera. Det är inte säkert att språket har högsta prioritet, men när företag hanterar sin egen, organiska tillväxt liksom teknikens inverkan på språkområdet väljer många organisationer också nya sätt att hantera sitt nätverk av språktjänstleverantörer.

Språket ligger precis på gränsen till affärskritisk verksamhet. Det utsätts i mindre grad för regelverk och granskning än regulatoriska konsulter, labbtjänster och löneadministration. De data som anförtros till språktjänstleverantörer är emellertid målkritiska och extremt känsliga ifråga om kliniska prövningar, övervakning ur ett läkemedelsperspektiv, patientinstrument och så vidare. Den årliga budgeten för ett globalt Life Sciences-företag uppgår dessutom ofta till tiotals miljoner kronor. Jämfört med för bara några år sedan är det nu allt vanligare att Life Sciences-företag försöker stärka kontrollen över språkområdet.

Vad kännetecknar kontroll över språkområdet?

Styrningsråd: Ledningsbeslut

Ända tills för några år sedan var det vanligt att en enda inköpare ansvarade för språket. När en leverantör skulle utses samarbetade den inköpsansvarige med ett utvalt team av viktiga interna intressenter, framför allt inom kvalitetshantering. Men när MSA-avtalet väl hade undertecknats blev inköparen förmodligen den enda kontakten med kundsidan som hade en helhetsbild av relationen mellan företaget och leverantören.

Med ett nätverk av leverantörer som består av tre till fem globala leverantörer och så många som flera hundra regionala/nischade leverantörer samt tusentals anbud per år, har det alltid varit svårt för en ensam person att utveckla tjänsteerbjudandet.

I dag använder allt fler Life Sciences-företag ett helt team för att hantera språkområdet. Den tid då en enda kontakt skulle försöka driva processen framåt är ett minne blott. Den nya metoden omfattar väldigt ofta ett formellt styrningsråd med en fastställd arbetsplan, uttalade strategiska mål, definierade nyckeltal som ska uppnås samt väldokumenterade rapporteringsprocesser.

Sådana råd består av experter inom kvalitetshantering och informationssäkerhet samt viktiga interna intressenter. Här finns även representanter från efterlevnadsteam, kliniska funktioner, övervakning ur ett läkemedelsperspektiv samt utbildning och utveckling. Det är vanligt att ansvarsområdena växlar mellan olika medlemmar, som turas om att övervaka uppgifter som intern kommunikation, innovationsplaner, rapportering och ekonomi.

Fullständig aktivitetsspårning – inklusive användargränssnitt

Det blir allt vanligare att företag antar ett helhetsperspektiv på aktiviteter inom språkområdet. Tidigare var QBR:er ofta en formalitet där man hoppade över sessioner, slarvade med rapporteringen och så vidare. Det har dock blivit mer och mer vanligt att Life Sciences-företag inför en standarduppsättning nyckeltal som gäller samtliga leverantörer.

Nyckeltalen har blivit mycket mer heltäckande och omfattar inte bara leveranser i tid (OTD) och kvalitetstal. Numera ingår även kvalitativa siffror som resultat från kundundersökningar och Net Promoter Scores (NPS). De standardiserar även ekonomiska siffror som organisationens kostnad per ord och kostnad per cykel samt interna siffror som personaltimmar som ägnas åt granskning. Genom att anta ett helhetsperspektiv på samtliga aktiviteter kan företaget se till att det totala värdet av lokaliseringsprogrammet ökar år för år.

Samordning av nätverk

En gång i tiden innebar leverantörshantering helt enkelt att gå igenom en urvalsprocess och sedan göra en kort kvalitetsbedömning. När inköpsavdelningen väl hade valt ut en samling kvalificerade, globala leverantörer var deras jobb klart.

Dagens Life Sciences-företag antar ett annorlunda och mer långsiktigt perspektiv. De är medvetna om komplexitetens dolda kostnader. Det uppstår mätbara kostnader om man arbetar med leverantörer som inte har översättningsminnen eller inte använder portaler, som inte kan effektivisera granskningsprocesser, som inte erbjuder konnektorer och så vidare.

De blickar ut över en fragmenterad leverantörsmarknad med många globala regioner, framför allt Brasilien och Kina, och ser mindre erfarna leverantörer. Det kan bli ett heltidsjobb i sig att försöka hantera en brokig samling leverantörer, i synnerhet de mindre erfarna. I stället för att tvingas hantera alla dessa underleverantörer var för sig efterfrågar företagen en ansvarsfull och erfaren partner som kan erbjuda ett effektivt arbetsflöde och avlasta projekthanteringsteamet.

Ramverk för partnerskap

Organisationer börjar ta kontrollen över sina tredjepartskostnader, såväl från CRO:er som eLearning-produktionsföretag, reklam- och advokatbyråer. Med tillgång till bättre överblick och rapportering kan Life Sciences-företag enklare bestämma villkor och priser och till och med kräva att tredje parter använder beprövade språktjänstleverantörer.

I vissa fall går man över till en hanterad tjänstemodell som innebär att en leverantör antar rollen som projektledare och hanterar den dagliga verksamheten.

Innovationsplattformar

Centraliserad teknik spelar en avgörande roll för system för översättningshantering. Samtliga funktioner kan kopplas till en och samma uppsättning översättningsminnen (TM) och en uppsättning maskinöversättningsmotorer för att uppnå jämn och hög kvalitet.

Om du är försiktig med utgifter inser du att språk både är viktigt och samtidigt inte din kärnverksamhet. Hur gör du för att växa och samtidigt hantera den här budgetposten? Ska du ta hjälp av maskinöversättning? Ska du optimera ditt leverantörsnätverk? Kan du hantera språkområdet internt eller är det bättre att be om extern hjälp? Bör du ansluta dig till en plattform för att sänka totalkostnaden?

Att gå igenom ett anbudsförfarande var tredje år för att godkänna och underkänna leverantörer leder bara till stegvis besparingar/förbättringar varje gång. Verkliga kostnadsbesparingar uppnås genom att välja rätt leverantör som du verkligen kan lita på och sedan behålla den även på lång sikt. Leverantören kan sätta sig in i dina interna processer och integreras i företagets arbetsflöde och kultur.

Viktigast av allt är dock att rätt partner delar dina åtaganden. Våra team vet att du förväntar dig tillförlitlig och förstklassig service och vi har erfarenheten som krävs för att tillhandahålla just det.

Lär dig mer om hur vi kan hjälpa till.