10 tips på hur du planerar en flerspråkig årsredovisning

Vi har stor respekt för alla som skriver årsredovisningar. Ni har ett av de tuffaste uppdragen inom kommunikationsbranschen, och ni gör det upp till fyra gånger per år. Men även superhjältar kan behöva lite hjälp ibland.

Vi på Lionbridge vet varför det är så svårt att skriva ekonomiska rapporter och vi har några förslag på hur det kan bli enklare.

Vad är det som är så speciellt med årsredovisningar och kvartalsrapporter?

Noggrannhet

Företagets årsredovisning är först och främst ett viktigt juridiskt dokument. Allt innehåll, som siffror och information, måste vara korrekt och kontrollerat samt presenteras på rätt sätt. Noggrannhet är ett måste.

Presentation

Årsredovisningen är också företagets viktigaste offentliggörande och en del av dess ansikte utåt. Den måste vara snygg och ge ett starkt intryck. Det uppnår du genom att kombinera läsbarhet, intressant innehåll, snygg design och tydliga bilder.

Samarbete

Alla måste få komma till tals. Du måste lyssna på vad andra säger, som vd, styrelsen och andra chefer, revisorer, den juridiska avdelningen, kommunikations- och marknadsföringsteamen och alla andra intressenter, och alla har lite olika syn på saken. Du måste också ha kontakt med reklambyrå, fotograf, översättningspartner, externa skribenter och tryckeri. Och för att inte tala om alla omgångar med godkännanden som måste göras.

Relevans

Rapporten måste också vara relevant för olika läsargrupper som har olika kunskapsnivåer och som letar efter olika saker i redovisningen. Bland läsarna kommer det att finnas tillsynsmyndigheter och börser, journalister, investerare, analytiker, personal, leverantörer – ja, även konkurrenterna kommer att läsa.

Läsbarhet

Du måste också se till att redovisningen finns på rätt språk för alla läsare och det gör inte saken enklare. Och om viktiga deadlines redan är väldigt snäva (vilket de alltid är) blir det ännu svårare att få ihop det med leveranstider för översättning.

Hur kan Lionbridge förenkla arbetet?

Vi kan förstås inte lösa alla problem, men vi kan hjälpa dig att förenkla och centralisera arbetsprocessen. Om en enda professionell språkpartner kan ta hand om skapande av innehåll, redigering, översättning och korrektur för alla språk, slipper du många problem. Och tillsammans med noggrann planering blir det stor skillnad.

Våra team som är specialister på finansiell översättning har flera decenniers erfarenhet av avancerade redovisningsprojekt. Det gör att vi kan undvika många problem innan de ens uppstår.

Här är våra 10 bästa tips på hur du planerar översättning av årsredovisning:

1. Ge oss så mycket information du kan om din tidsplan och översättningsvolym så tidigt som möjligt

Ju tidigare vi känner till ditt projekt och ju mer information du ger oss, desto enklare blir det för oss att hitta rätt personer för jobbet. Det är bra om du kan skicka visst innehåll i god tid. Då slipper vi få så mycket att göra på en gång och leveransen kan bli snabbare.

2. Beräkna hur lång tid det tog att skriva rapporten och avsätt sedan en realistisk tidsram för översättning

Även om vi använder modern teknik krävs det både tid och eftertanke att översätta. Översättarna ska kunna lösa termfrågor, förstå hur företaget fungerar, få en känsla för er stil och producera finslipade, effektiva texter.

Vi har förstås också många snäva deadlines. Men vi samarbetar med dig för att hinna allt inom avsatta tidsgränser.

3. Tala om för oss exakt vilka tjänster du behöver

På vilka språk ska årsredovisningen finnas? Kom ihåg att ange om du vill ha amerikansk eller brittisk engelska, spanska för Latinamerika eller Spanien osv. Då kan vi välja ut personer som har rätt lokalkännedom och kulturell förståelse.

Kom också ihåg att vi erbjuder mycket mer än översättningstjänster. Kan vi skriva några delar av redovisningen åt dig? Ska vi korrekturläsa de slutliga PDF:erna för alla språk? Vill du ha en integrering som kopplar våra översättningstjänster med ditt system för innehållshantering eller DTP-tjänster? Vi kan hjälpa till med väldigt mycket!

4. Skicka referensdokument till oss på både källspråket och de målspråk du behöver

Det kan vara förra årets årsredovisning och den senaste kvartalsrapporten. Vi importerar referensdokumenten till vårt översättningsminne så att vi kan hantera årsredovisningen både snabbare och mer kostnadseffektivt.

Det gör också att vi får en enhetlighet över tid. Säg gärna till oss om vi kan förbättra något område: Vi vill alltid göra vårt bästa.

5. Informera oss om speciell terminologi och stilregler

Har ni några ordlistor eller stilguider som vi ska följa? Eller vill du att vi skapar sådana åt er?

Vad ska vi rätta oss efter om inte ordlistan, befintliga översättningar eller officiell terminologi (t.ex. IFRS) stämmer överens? Ge oss så mycket information som möjligt innan vi börjar så är det lättare för oss att uppnå enhetlighet och kvalitet.

6. Informera oss i god tid om dina krav avseende teknik

Vilka system för publicering och innehållshantering använder du för att ta fram årsredovisningen? Vilka filformat kommer du att ge oss och via vilken plattform? Vad behöver du få tillbaka från oss? Använder du ett CAT-verktyg (computer-assisted translation)? Än så länge har vi inte stött på något system vi inte kan hantera.

7. Informera oss om vilka vi kan kontakta på företaget

Det kan vara bra att utse en person som kan lösa frågor från översättare och fatta beslut om terminologi. Tillsammans kan vi hitta ett arbetssätt för att hantera kommunikation mellan språkexperter och din expert på ett säkert och enkelt sätt.

8. Informera oss om det finns andra som jobbar med det här projektet

Vi kan till exempel behöva ta kontakt med din reklambyrå direkt. Har de fått all information om kraven för varje målspråk eller kan vi hjälpa dem med det?

Vi kan ta ett exempel. En grafiker i Schweiz kanske använder tyska avstavningsregler (radbrytningar) i en engelsk rapport utan att veta om det. Att åtgärda många sådana fel vid korrekturläsningen tar väldigt lång tid och gör både språk- och DTP-arbetet mycket dyrare.

9. Hör av dig om du har andra frågor om årsredovisningen

Har du några frågor om våra sekretessrutiner? Vill du ha årsredovisningen levererad i omgångar, att våra översättare ska arbeta på plats hos er eller få kontinuerlig kostnadsövervakning? Låt oss få veta allt som rör årsredovisningen och som du anser vara viktigt. Det spelar ingen roll om det är stora eller små saker.

10. Fundera på om du vill utveckla årsredovisningen!

Nu när du har hittat en smidigare process kanske du börjar fundera på en digitaliserad årsredovisning och alla dess fördelar. Tillsammans kan vi hjälpa dig att hitta möjligheterna och undvika fallgroparna.

Vi hjälper dig gärna att planera och framställa en årsredovisning. Våra team med specialister kan skriva, redigera och översätta de slutliga rapporterna åt dig:

• till alla språk


• på utsatt tid


• med högsta kvalitet


• med de högsta säkerhetsrutinerna.

Kontakta oss om du vill ha mer information!