Cybersäkerhet och översättningsdata

När du väljer en LSP finns det några frågor du bör tänka på. Hur mycket kostar översättningen? Hur snabbt får jag den färdiga produkten? Är översättningen av hög kvalitet? Alla de här frågorna är otroligt viktiga. Men en annan fråga som är lika viktig – kanske helt avgörande – är att fastställa vilka steg din LSP vidtar för att skydda dina data.

Om du inte frågar din LSP om dataskydd riskerar du att förlora immateriell egendom, företagshemligheter eller annat väldigt känsligt material. När den här sortens information blir offentlig eller hamnar i fel händer kan konsekvenserna bli katastrofala för ett företag.

Vad kan gå fel när man använder kostnadsfria översättningsappar online?

Om du översätter företagets data med hjälp av kostnadsfria översättningsverktyg online bör du tänka om, speciellt om dina data är känsliga eller privata. Professionella översättare vill ju faktiskt få betalt. Om översättningen inte kostar något, hur kan de här gratisapparna ha råd med säkerhet? Det kan de ofta inte.

Det finns många varnande exempel på hur man förlorar kontrollen över data som skickas in till kostnadsfria appar från tredje part. Bensinbolaget Statoil lärde sig till exempel en läxa 2017 då en kostnadsfri onlineapp förde över medarbetarnas personligt identifierbara uppgifter till Google Search utan att Statoil var medvetna om detta.

Att låta en professionell LSP ta hand om dina översättningsprojekt är ett bra första steg mot att säkerställa att dina data är säkra. Men tänk på att inte alla leverantörer jobbar med cybersäkerhet och dataskydd. Det innebär att du måste läsa på lite och ställa rätt frågor.

Hur skickar du materialet som ska översättas?

Kunder skickar data till en LSP på olika sätt. Under överföringen bör tre mål uppnås:

1. Det ska inte gå att stjäla data.
2. Data ska laddas upp till en plats som bara behöriga personer kommer åt.
3. Det ska inte gå att kopiera data.

Leverantören och kunden bör samarbeta för att avgöra hur data tillhandahålls. För mycket känsligt material är leverantören skyldig att erbjuda ett alternativ som består av en säker portal eller webbplats. En sådan leveransmetod förhindrar att data snappas upp under överföringen. Den bör även utformas på ett sätt som säkerställer att det inte inträffar några interna intrång när materialet har förts över till portalen. Det är kundens ansvar att använda portalen och inte be leverantören ta emot data via en osäker metod.

När materialet har förts över till portalen bör skyddsåtgärderna omfatta flera lager med kontroller. Kontrollerna kan omfatta stark autentisering, regelbaserad åtkomsthantering och möjligheten att integrera med kundens åtkomsthanteringssystem. Tanken är att begränsa åtkomsten så att endast personer som arbetar aktivt med projektet kommer åt data och att lagra dem så att de inte är lätta att komma åt för andra. Om färre personer arbetar med materialet minimeras säkerhetsrisken.

Hur utförs översättningsarbetet?

Översättarna bör vara tvungna att logga in med inloggningsuppgifter för att komma åt materialet och sedan arbeta i portalen vid behov. För mycket känsliga data bör översättarens arbete spåras på leverantörens servrar och speciella verktyg bör användas. Resurser, som programvara för översättning, bidrar till att förhindra att data avlägsnas från portalen. Och för högkonfidentiellt material bör översättarna få data i delar. På så sätt kan man säkerställa att allt innehåll inte avslöjas.

I slutändan bör översättarna kunna arbeta i en miljö där data bara förekommer i leverantörens system och skyddas där. Olika nivåer av säkerhet kan tillämpas på översättningsmodellen, beroende på hur känsligt innehållet är och hur mycket skydd som krävs.

Hur skickas översättningen tillbaka till dig?

Leverantören bör skicka den slutförda översättningen direkt till kunden på samma sätt som de tog emot materialet. För känsligt material bör leveransen ske via en säker portal. Säkerställ att materialet är skyddat och krypterat.

Vilka policyer och standarder skyddar data?

De processer som din LSP använder bidrar till att skydda dina data. Till exempel är de som jobbar med materialet är ofta lingvister, som kanske inte är fullständigt medvetna om säkerhetsaspekten. Se till att din LSP informerar lingvisterna om hur viktigt det är att skydda data och kräver att de följer säkerhetsrutiner som leverantören har infört.

Dessutom bör leverantörens medarbetare få utbildning i hur man hanterar data på ett säkert sätt. Slutligen bör du fråga din LSP om projektets metadata är dolda. Använder teamet kodnamn för projektet som en del av processen? Det bör de göra.

Vilka verktyg bör dedikerade IT- och säkerhetsteam använda?

Ett företag som överlåter sina data till en LSP bör veta om leverantören har kapacitet att underhålla sina egna IT-system och hantera oförutsedda säkerhetsöverträdelser. Har din LSP specialiserad teknik, som ett hanteringsverktyg för säkerhetsincidenter och andra händelser? Med den typen av verktyg går det att upptäcka skadliga händelser mer eller mindre i realtid, så att säkerhetsavdelningen kan agera snabbt. Har din LSP ett hanteringssystem för sårbarheter för att spåra svagheter i servrar och andra tillgångar?

Du kan göra en effektiv bedömning av din LSP genom att helt enkelt ta reda på om de har dedikerade IT- och säkerhetsteam. Det krävs många resurser för att stödja dessa typer av team och alla leverantörer har inte möjlighet att göra det.

Hur kan goda rutiner hos din LSP minska hoten mot dina data?

Det är omöjligt att eliminera alla externa och interna hot helt. Men genom att fokusera på att hålla dina data säkra och anlita en LSP som har goda rutiner inom cybersäkerhet kan du känna dig lugn. När du väljer en LSP bör du be ditt eget säkerhetsteam om råd. Leverantören bör vara villig att prata om sina processer, rutiner och strategier för att hålla data säkra. I slutändan ska din LSP stå för vad de säger genom att ingå ett avtal där deras säkerhetsansvar gentemot dig specificeras.

Kontakta oss

Lär dig mer om Lionbridges tjänster och vårt arbete för högsta cybersäkerhet genom att kontakta en av våra säljare i dag.