Dataskydd och din språktjänstleverantör

Har du koll på hur din språktjänstleverantör (LSP) hanterar säkerheten? Annars är det hög tid att ta reda på det. Allt fler dataskyddsförordningar införs i hela världen. Om din språktjänstleverantör begår överträdelser med dina data, gör även du det.

En mängd olika bestämmelser – vad kan man göra som företag?

I dagsläget har fler än 100 länder infört data- och integritetsskyddande lagstiftning, i enlighet med FN:s konferens om handel och utveckling. Och antalet bara ökar. Kinas personuppgiftsskyddslag (PIPL), Kinas första heltäckande lagstiftning för att skydda personuppgifter, trädde i kraft i november 2021. I USA trädde Kaliforniens dataskyddslag – California Consumer Privacy Act – i kraft den 1 januari 2020.

Globala företag inom USA kan lyda under både dessa bestämmelser och äldre bestämmelser, som EU:s dataskyddsförordning (GDPR). GDPR är ett initiativ som trädde i kraft i maj 2018 och som ger medborgare i Europeiska unionen (EU) större kontroll över deras personuppgifter.

För att få veta hur Lionbridges sekretess- och datasäkerhetsprotokoll säkerställer att kundernas data är skyddade och att samtliga regionala efterlevnadskrav uppfylls kan du läsa faktabladet Guide till integritetsskydd och datasäkerhet på Lionbridge. Läs mer om hur Lionbridge blev första den första språktjänstleverantören att tilldelas ISO 27701:2019-certifiering här. 

Lionbridges Chief Trust Officer, Douglas Graham, pekar ut integritet – både generellt och för språktjänstleverantörer – som en viktig trend. Bakom lagstiftningsåtgärderna ligger slutsatsen att människors information delas i alltför stor utsträckning. Två amerikanska delstater, Colorado och Virginia, införde heltäckande dataskyddslagstiftning under 2021.  Räkna med att fler delstater följer deras exempel och att fler företag underkastas dataskyddslagar.

Företag och deras leverantörer måste följa nya lagar, men det kommer att bli en utmaning att följa en rad olika bestämmelser. Vad är då lösningen? Följa de strängaste lagar som gäller ditt företag.

Hur hanterar din språktjänstleverantör dina data?

Individen är kärnan i integritetsfrågan. Personligt identifierbar information innebär information som kan användas för att identifiera en person, antingen på egen hand (som en persons fullständiga namn) eller i kombination med andra sorters information. Denna information kan omfatta personens födelsedatum, personnummer eller körkort, för att bara nämna några. Språktjänstleverantörer förväntas hantera personuppgifter på ett lämpligt sätt som inte förvånar individen i fråga eller bryter mot lagen.

Håll utkik efter transparens – din språktjänstleverantör bör tillhandahålla tydliga riktlinjer och redogörelser för vad de gör med dina data och aldrig använda dem i andra syften.

En pålitlig språktjänstleverantör översätter inte material och använder dessa data i andra syften, till exempel marknadsföring till personerna som nämns i det översatta dokumentet. Se upp för leverantörer som erbjuder kostnadsfria eller billiga översättningar. Var noga med att inte förhandla bort din rätt till integritet och göra det möjligt för leverantören att använda dina uppgifter i andra syften.

Du kan säkerställa att dina uppgifter behandlas på ett sätt som uppfyller dina krav genom att ingå ett avtal som innehåller en integritetsklausul med din språktjänstleverantör.

Vem bör bry sig om dataöverträdelser?

Alla företag som har kunder samlar nästan alltid in privat information. Om du skickar dessa uppgifter till en språktjänstleverantör ska du ha koll på hur de hanteras. Om din språktjänstleverantör begår dataöverträdelser kan du hållas ansvarig även om överträdelsen inte direkt var ditt fel. Och konsekvenserna kan vara tuffa.

En överträdelse som rör personligt identifierbar information kan leda till böter under federala och statliga lagar. Om du inte följer EU:s GDPR kan detta kosta upp till 4 % av företagets bruttovinst föregående år. 

Om höga ekonomiska böter inte fångar din uppmärksamhet kan du tänka på andra kostnader, som allt hårdare lagstiftningskontroller och förlorat förtroende bland dina kunder. Se till att din språktjänstleverantör inte förstör all goodwill du har byggt upp.

Hur bör din språktjänstleverantör hantera känsliga data?

Det bästa du kan göra när du arbetar med en språktjänstleverantör är att bedöma om du verkligen behöver skicka personligt identifierbar information till dem överhuvudtaget. Ju fler kopior det finns av data, desto större är risken att de används på fel sätt eller av misstag delas med andra. Redigera eller avidentifiera om möjligt personligt identifierbar information.

När du måste skicka privat information till din språktjänstleverantör ska du se till att de vet hur denna typ av data ska hanteras och är bundna enligt avtal att skydda dem. Exempel på bra metoder:

• Om det inte går att redigera uppgifterna bör ett protokoll för säker filöverföring användas. Informationen bör skickas till din språktjänstleverantörs säkra servrar.
• Din språktjänstleverantör bör redigera privat information från materialet, när detta är möjligt, innan filerna skickas vidare för översättning.
• Om det inte går att redigera uppgifterna bör din språktjänstleverantör säkerställa att informationen bara delas med behöriga personer.
• I vissa fall bör din språktjänstleverantör ha möjlighet att använda ett säkert rum. Medarbetarna arbetar på denna fysiska plats utan tillgång till telefon eller papper och kan inte ta med sig någon information.
• Språktjänstleverantören kan även skicka medarbetaren till kundens anläggning, så att informationen aldrig lämnar företaget.

Utöver dessa rutiner är ett robust säkerhetsprogram avgörande för att hålla information konfidentiell. Om din språktjänstleverantör inte har några säkerhetsrutiner på plats kan de inte säkerställa integriteten, eftersom integritet är beroende av säkerhet.

Vad händer med dina data när jobbet är färdigt?

I vissa fall måste en språktjänstleverantör lagra data under en viss tidsperiod, men denna tidsperiod bör inte vara obegränsad. Du bör förstå vilka data din språktjänstleverantör lagrar och varför. Var uppmärksam på om data innehåller personligt identifierbar information.

Det är lämpligt att spara information när ett översättningsminne byggs upp. Ett översättningsminne är en uppsättning ord och fraser som återanvänds och som gör det möjligt att översätta snabbare och mer effektivt. Ett översättningsminne innehåller ingen personligt identifierbar information.

Hur kan du veta om din språktjänstleverantör har en företagskultur som bygger på integritet?

Har din språktjänstleverantör en företagskultur som bygger på integritet? Detta syftar på kärnbeteendet hos din språktjänstleverantör och om dess medarbetare bryr sig om integritet och säkerhet.

Det finns en del tecken på om en sådan kultur finns. Håll utkik efter följande:

• Ekonomiska resurser läggs på integritetsinitiativ.
• Det finns ett integritetsprogram som kontinuerligt utvärderas och förbättras.
• Medarbetarna får utbildning om integritetsprocesser.

Det är viktigt att det finns någon med ledande befattning som har som enda uppgift att tänka på dessa frågor. Det är trots allt ganska komplicerat att hålla jämna steg med utvecklingen inom dataskyddslagar och vilka juridiska skyldigheter språktjänstleverantören har till följd av dessa lagar.

Det är viktigt att du gör lättare efterforskningar om de integritetspolicyer och rutiner som din språktjänstleverantör använder. Detta bidrar till att hjälpa dig bevara företagets rykte och undvika ekonomiska konsekvenser av överträdelser.

Hör av dig

Dags att sätta igång med nästa översättningsprojekt? Kontakta oss för att komma igång.