Så skapar du riktlinjer för översättning och en terminologilista

Alla marknadsförare vet att det krävs riktlinjer för översättning för att kunna skapa förstklassiga, professionella översättningar. Att formulera dem är dock lättare sagt än gjort. De här resurskrävande dokumenten halkar allt som oftast ner i prioriteringsordningen och får lämna plats åt projekt med snäva deadlines.

På den globala marknaden utgör riktlinjer för översättning och ordlistor värdefulla verktyg. Dokumenten hjälper inte bara ditt team att skapa innehåll av hög kvalitet. De förser också din språktjänstleverantör (LSP) – och deras stora språkmodeller (LLM) – med den viktiga information som krävs för att säkerställa lokaliserat och förstklassigt innehåll på samtliga målspråk, marknader och platser. Det är värt att påpeka att dagens AI-tjänster är särskilt väl lämpade att tränas med tydliga riktlinjer för översättning.

Lokaliserat innehåll som representerar varumärket är ett centralt inslag i effektiv, global marknadsföring.

Enligt en rapport från Aberdeen Group 2016 uppnår företag som konsekvent använder lokaliseringstjänster för att se till att innehåll representerar varumärket bättre avkastning på sin marknadsföring – mer än dubbelt så hög som den genomsnittliga avkastningen från marknadsföring hos företag som skapar lokalt innehåll utan att konsekvent anpassa det efter varumärket (53 procent jämfört med 21 procent).

Aberdeen Group såg också att företag som lokaliserar innehåll på ett sätt som representerar varumärket lyckas behålla 46 procent fler kunder jämfört med andra företag. Företag har helt enkelt inte råd att inte skapa engagerande och relevant innehåll på samtliga målspråk.

I AI-lösningarnas tidsålder behöver du riktlinjer för översättning och en terminologilista

Marknadsförare är väl medvetna om att lokalisering är viktigt. Språkliga riktlinjer och ordlistor är viktiga verktyg för att höja översättningskvaliteten och uppnå mer effektiv lokalisering. Det gäller i synnerhet dagens AI-lösningar. Översättningsleverantörer kan använda språkliga riktlinjer i sina prompter till AI-verktyget. Verktyget kan snabbt och effektivt söka efter, hitta och åtgärda innehåll som bryter mot riktlinjerna för översättning eller terminologiordlistan. Genom att ge AI-verktyget prompter i form av språkliga riktlinjer kan du uppnå betydligt kortare ledtider i en översättnings- eller lokaliseringsprocess med automatisering. Det finns även andra fördelar med att använda riktlinjer för översättning och en terminologilista.

Arbetet med att ta fram riktlinjer för översättning och en terminologilista utgör de första stegen i lokaliseringsprocessen. Ditt team kan utföra merparten av arbetet med stöd från ert professionella översättningsföretag, eller så kan du be dem skapa dessa tillgångar åt er. Oavsett vilken väg du väljer är det viktigt att använda ert mest uppdaterade källmaterial för att se till att de lingvistiska tillgångarna blir så relevanta som möjligt.

Tips! Låt en marknadsförare, eller någon annan som är insatt i företagets varumärkesstrategi, skapa språkliga riktlinjer och en ordlista innan översättningen påbörjas. En språktjänstleverantör (LSP) kan hjälpa till att sammanställa materialen, men det är viktigt att en marknadsförare ger vägledning om företagets varumärkesidentitet och branschterminologi.

Vad ska riktlinjerna för översättning innehålla?

De flesta företag använder grundläggande, språkliga riktlinjer med detaljerade regler för allt som gäller stil: kommatering, språkbruk, stavning och grammatik. I Sverige är de vanligaste Svenska skrivregler och Svenska Akademiens ordlista (SAOL).

De mest användbara och effektiva språkliga riktlinjerna förespråkar ett konsekvent språkbruk med regler (och exempel) som är enkla att följa och en stil som är unik för ditt företag eller innehåller undantag från allmänna regler, inklusive:

Referensmaterial: Förse lokaliseringsprojektet med viktig bakgrundinformation, till exempel målsättningen för eller avsikten med materialet som ska lokaliseras (säljutbildning, webbplats, marknadsföringskampanj osv.), hur noga översättningsföretaget bör följa originaltexten och om informationen ska fokusera på budskap eller stil. Andra viktiga källor är exempel på källtext och/eller tidigare transkreationsjobb samt preferenser när det gäller hantering av sammanfogade strängar och andra problem rörande programsträngar.

Kundsegment eller målgrupp: Även om marknadsföringsteamet förmodligen har tagit fram detaljerade beskrivningar av varje kundsegment eller målgruppstyp är nedkokade versioner mest användbara i de språkliga riktlinjerna. Genom att beskriva varje kundsegment eller målgrupp med hjälp av deras viktigaste attribut kan du ge språktjänstleverantören en tydlig bild av dina befintliga och potentiella kunder, inklusive

• huvudsakliga mål
• största hinder
• risker och orosmoln
• nyckeltal och framgångsstatistik
• information som titel, land, region osv.

Stavning: Ange rätt stavning av ord som ofta stavas fel. Ska till exempel Tweet skrivas med stort T, och heter det mejl eller e-post? Du kan också ta med alternativa ord för olika målgrupper eller texter, t.ex. valet mellan ”surfplatta” och ”padda”. Genom att ta upp de här små men viktiga problemen skapar du en mer effektiv redigeringsprocess och ser till att budskapet blir enhetligt. (Detta görs i tillägg till ordlistan.)

Språkbruk, kommatering och grammatik: Förutom att fastställa regler för sådant som återkommande komman bör avsnittet även innehålla vägledning om vanliga misstag som bör undvikas. Några exempel:

• Stor bokstav
• Citat och referenser
• Första, andra och tredje person
• Jargong, slang, skämt, idiom eller kulturella referenser
• Siffror, framför allt i valutor
• Slogans och rubriker
• Tempus
• Varumärken och upphovsrättsskyddade termer

Visuella element och formatering: Det här handlar inte om grafiska standarder, utan snarare om en tydlig uppsättning riktlinjer för att ge webbplatsen rätt utseende och känsla. Det här avsnittet innehåller information om hur du använder varumärkets färger och logotyper, godtagbara teckensnitt samt regler för hur du hanterar bilder och andra designelement. Viktig information kan vara hur bilder ska placeras, inbäddade bilder eller text, utformning av listor och tabeller, när och hur du ska använda bildtexter eller ange upphovsperson, behandling av rubriker och underrubriker, alternativ text samt användning av kursiv, fet eller understruken text.

Ton och tilltal: Genom informationen i det här avsnittet ser du till att texten på webbplatsen låter som ditt företag. Ton och tilltal ingår kanske i varumärkeshandboken, men det kan ändå vara bra att sammanfatta reglerna i de språkliga riktlinjerna. Många marknadsförare använder adjektiv eller personlighetstyper för att förklara hur text ska låta. Några exempel:

• Enkelt språk
• Tekniskt språk
• Undervisande språk
• Akademiskt eller traditionellt språk
• Samtalston
• Myndighetston
• Neutral ton
• Sofistikerad ton

Så skapar du riktlinjer för översättning

Språkliga riktlinjer är en liten investering som ger stor avkastning. De hjälper dig att undvika oräkneliga ändringar av ton, meningsbyggnad och stil.

Om du redan har språkliga riktlinjer för företaget kan du anpassa dem till lokaliseringsprocessen. Om du börjar från grunden brukar det ta ungefär 8 till 10 timmar att skriva riktlinjerna. (Beroende på organisationens storlek, hur omfattande produkt- och tjänsteutbudet är osv.)

Du kan hjälpa dina marknadsexperter att bidra till den här viktiga processen genom att förenkla deras roller på något av följande två sätt:

1. Skriv en checklista som granskare kan använda för att ange sina stilpreferenser. Du eller din LSP kan sedan använda dem för att skapa formella riktlinjer.

2. Ta fram språkliga riktlinjer för varje enskild marknad och be experter läsa igenom dem. Du eller din LSP kan sedan använda deras synpunkter för att validera marknadsspecifika riktlinjer.

När du väl är klar med det interna arbetet är du redo att dela resultaten med din språktjänstleverantör, framför allt om de ska lägga till dem i prompterna i samband med leverans av AI-tjänster. Utgå från följande sex viktiga steg när du tar fram språkliga riktlinjer till ditt lokaliseringsprojekt:

Vad ska terminologilistan innehålla?

Ordlistan innehåller termer som måste översättas konsekvent, eller som inte ska översättas alls. Här följer några exempel. Listan bör vara omfattande, men samtidigt inte innehålla precis allt. Välj bara ut de termer som är centrala för företaget, till exempel:

• Företagsspecifika termer. Inkludera namn som är associerade med ditt företag, din produkt eller tjänst, liksom upphovsrätts- eller varumärkesskyddade termer som inte ska översättas och som behöver skrivas likadant på alla språk.

• Branschspecifika termer. Ord med flera betydelser kan skapa huvudbry för översättare. Termen ”monitor” på engelska kan till exempel betyda datorskärm, men också en vakt eller att övervaka. Genom att skriva ner de här termerna tillsammans med en tydlig definition undviker du förvirring hos både språktjänstleverantören och målgruppen. Du behöver inte ta med standardbegrepp för en viss bransch som används allmänt och förstås av målmarknaden.

• Målgruppsspecifika termer. Du investerar i lokalisering för att öka relevansen för dem som talar målspråken. Ett sätt att öka engagemanget är att inkludera de termer i ordlistan som är viktiga för målgruppen. Det kan vara slang eller andra branschspecifika termer som används mycket (exempelvis ”ghosting” inom spel eller ”locavore” för matälskare).

• Sökord. Fundera på om vissa sökord bör stå med i ordlistan. Du bör välja ord med stor sökvolym, men ser också till att översättningarna är korrekta. Om du väljer mellan två olika termer, välj den med störst sökvolym (och en exakt översättning). Som ett led i Lionbridges standardprocess för optimering lägger vi in sökord efter översättningsprocessen. På så sätt undviker vi att kontaminera översättningsminnet. Obs! Alltför flitig användning av sökord kan leda till att två av dina egna webbsidor konkurrerar med varandra. Konkurrensen innebär ofta att ett visst innehåll får svårare att hamna högt i rankningen för ett visst sökord. 

• Övriga data. Ordlistan kan även innehålla metadata som definition, sammanhang, delar av tal och datum för godkännande eller granskning. Den kan också innehålla termer som ingår i användargränssnitt eller teknisk dokumentation.

Så skapar du en terminologilista för lokalisering och AI-baserade lösningar

De flesta marknadsförare har redan ett bra utkast till en ordlista, eftersom viktiga ord och specialtermer ofta beskrivs i företagets språkliga riktlinjer eller andra dokument.

Den optimala tidpunkten att skapa en ordlista är innan lokaliseringen påbörjas eftersom dokumentet bidrar till att minska frågetecknen under översättning, främjar enhetlighet, snabbar på översättningen av dokument och minskar totalkostnaden för översättning sett över en längre tid. Det gäller i synnerhet om lokaliseringen är AI-baserad, eftersom AI-verktyget kan använda terminologiordlistan och automatisera arbetet med att kontrollera att innehållet är konsekvent och byta ut inkonsekventa ord.

Här är fem tips på hur du skapar en användbar ordlista för lokalisering av marknadsföringsmaterial:

1. Om det gäller ett nytt projekt baserar du ordlistorna på det innehåll som är specifikt för projektet.

2. För projekt som redan har översatts baserar du ordlistorna på det översatta materialet, antingen segmenterade filer eller översättningsminnen.

3. Välj ut viktig terminologi relaterad till produkten, processer och företaget. Fokusera på de vanligaste, viktigaste och potentiellt mest komplicerade termerna. (Se ovan vad som bör ingå.)

4. Be dina interna lokala experter att granska alla översatta termer och komma överens om den tydligaste översättningen.

5. Fastställ språkvarianter innan översättningen påbörjas. Ange till exempel vilken språkvariant (exempelvis portugisisk portugisiska eller brasiliansk portugisiska) som ska användas på målmarknaden.

Ett vanligt – och ofta dyrbart – misstag som marknadsförare gör är att glömma att ta med sökord i terminologilistan. När de här orden saknas blir det otroligt svårt att hamna högt i lokala sökmotorer när det gäller sökord som helt enkelt måste vinnas.

Förutom att inkludera sökord som måste vinnas bör du även ta reda på motsvarande sökord på var och en av dina målmarknader och språk. I detta ingår att identifiera populära lokala termer baserat på sökvolym.

Till exempel är ”diapers” ett måsteord för ett varumärke som Pampers på den amerikanska marknaden. Men i de flesta andra engelsktalande länder är ”diapers” inte den lokala term som används mest. I bland annat Storbritannien, Australien och delar av Afrika har bebisar ”nappies”. Om termen ”diapers” används i de här länderna hamnar trafiken hos konkurrenterna.

Med global SEO spelar det ingen roll hur sökmotoralgoritmer förändras med tiden. Det bästa sättet att komma högst upp för ett sökord kommer alltid vara att använda sökord i översatt och lokaliserad text på webbsidorna.

När du väl har tagit fram en lista internt kan du sedan skapa terminologilistan tillsammans med din språktjänstleverantör. Processen omfattar sex steg:

Sammanfattning

Riktlinjer för översättning och en terminologilista är viktiga verktyg för att optimera effekten av ditt globala innehåll. Resurserna spelar en avgörande roll för att höja kvaliteten på översättning och lokalisering, styra tillhörande kostnader och snabba upp hela processen. Det gäller i ännu högre grad när användningen av AI-verktyg ökar vid översättning, lokalisering och skapande av innehåll. AI kan använda de här dokumenten för att automatisera processen, så att den går ännu snabbare.

Genom att investera tid och resurser i språkliga riktlinjer och en ordlista till ditt lokaliseringsprojekt kan du uppnå betydande avkastning på din investering. Du sparar tid och pengar när projektet utformas och höjer intäkterna genom att erbjuda bättre innehåll till en större målgrupp. Samtidigt underlättar du för kommande projekt genom att lägga en stadig grund i form av termer och information som kan utökas och bli en ännu mer värdefull tillgång för din globala organisation.

Tillsammans med AI-tjänster kan de här lingvistiska tillgångarna hjälpa både dig och din språktjänstleverantör att förbättra framgångsstatistiken och nyckeltalen och uppnå konkurrensfördelar på en myllrande marknad.

Kontakta oss

Vill du läsa mer om de bästa metoderna för att översätta marknadsföring och global varumärkesanpassning? Hämta vårt faktablad om en global ordlista.