數位年度報告應避免的九大錯誤

籌備年度報告，一向是很繁重的工作。年度報告不僅只是份財務報告，它可以重新定義組織存在的意義並潤飾其形象。年度報告會概要列舉組織的成果、未來目標、需要改善及成長的地方，當然也包括財務報告數據。而想要在所屬產業中保持高度競爭力，您自然得設法在今年順應潮流，製作數位報告。數位化年度報告可以讓您的團隊運用多媒體，製作出更引人入勝的內容；您也可以透過數位化年度報告的設計，針對不同類型的讀者打造他們感興趣的內容。此外，對組織的未來而言，數位化年度報告也是個很有利的投資。因為數位化年度報告的內容與設計可以一再重複使用，像是後續年度的報告、您的網站，一次性專案的小型客製數位報告，公關與新聞稿，以及更多事項上。

想要在今年 (以及日後的每一年) 充分發揮數位化年度報告的影響力與投資報酬率 (ROI)，建議您致力避免以下九個常見的錯誤。

錯誤 #1：沒有針對數位格式創製內容

在製作內容時，請記住您的對象是數位版的讀者，而非紙本版的讀者，因此您必須要能滿足前者的期望。Lionbridge 蘇黎世辦公室語言卓越能力團隊經理 Beat Schwarz 表示：「一般在數位化年度報告上犯的最大錯誤，就是誤以為一套內容標準作法能適用於所有的版本」。您的團隊應該要針對網站撰寫與彙整合適的內容，而不是將冗長的 PDF 檔或紙本文件直接搬移到網站上 (因此許多公司會尋求數位化年度報告專家的協助，例如 Lionbridge)。不同形式的規則往往完全不一樣，數位版常見的工作就包括：

• 製作互動式財務報告
• 撰寫段落精簡小巧的內文
• 適時製作項目符號清單
• 彙整視覺素材 
• 製作視訊短片或動畫片段
• 建置使用方便的導覽與搜尋功能
• 確認內容能與所有裝置相容：行動裝置、桌上電腦、Apple、Droid 等

錯誤 #2：數位化年度報告中的內容難以閱讀跟翻譯

年度報告的設計再怎麼生動、創新和吸引人，其中的內容讀起來如果並不通順，也是枉然。您的內容文字必須要引人入勝，同時清楚、具說服力又條理分明。不妨加入詞彙表，協助讀者更加理解內容。文句則要簡明易懂，避免迂迴繞口或使用被動式語法。 

如果您需要製作多語言年度報告，撰寫內容時就要將翻譯納入考量。這麼做會有助節省成本及縮短交付時間，尤其如果您的團隊需要在緊迫的時程下製作與交付年度報告的話。幸好，有利後續翻譯作業進行的內容撰寫訣竅，也同時有助確保您的英文 (或任何來源語言) 內容通順易讀。

錯誤 #3：數位化年度報告的資料不易存取

與 PDF 或紙本相比，讀者通常認為數位化年度報告的資料應該更容易取用。因此請提供簡單便利的下載方式。您可以製作互動式圖表，並提供簡便好用的顯示方式，讓讀者能略過不感興趣的資料，專注檢視他們想看或需要看的資料。這些功能會有助人們從您的數位化年度報告獲得更多資訊，並更全面地理解您的財務報告。 

錯誤 #4：沒有在數位化年度報告中建構特製路徑或訊息

與紙本報告或 PDF 檔不同，人們通常不會以從頭到尾的線性方式閱讀數位報告。讀者會希望只挑選跟自己相關的資料來看就好了。為了滿足這些期望。您應該針對例如客戶、廠商和供應商、董事會成員、投資人、員工等不同的讀者群，分別打造專屬的瀏覽路徑。請提供簡易好用的方式方便讀者選擇所需的路徑，並根據讀者群關注的議題製作訊息和素材。請思考不同讀者群所想了解的內容，以及您想分別對他們傳達什麼訊息。除了特製的瀏覽路徑外，資料是否一目了然也很重要。請妥善運用標題和副標題、項目符號清單及圖說文字方塊，並避免資訊一再重複出現。 

錯誤 #5：數位化年度報告使用的詞彙不一致

有時報告往往是由例如通訊傳播團隊、會計團隊等多個團隊成員或部門共同撰寫，這時，例如複雜的財經詞彙和標題等重要詞彙，就可能會發生不一致的問題。為了避免這個錯誤，您可以建立一份詞彙表，彙整標準的術語與標題、它們的定義，以及大小寫等實務作法，然後將這個詞彙表分享給參與報告撰寫工作的每一個人。其中有些詞彙也許可以加入報告中供讀者參考 (當然其中有些也可能不適合發表)。如果報告之後必須以翻譯流程處理，這個詞彙表也有助譯者改善他們產出的成果。 

建立企業用語不但有益於數位化年度報告的製作，對許多其他內部或外部的溝通專案也很有幫助。請將這些定義企業用語的資源與公司全體人員分享，並考慮鼓勵 (或甚至要求) 員工於日常工作中應用這些用語。這麼做不只對貴公司的年度報告籌備製作工作很有幫助，您一整年的各項工作亦都能因此獲益。 

錯誤 #6：使用的文法與風格不一致

正如前面所述，當有多個團隊或部門共同合作撰寫年度報告時，您往往會發現不同單位所撰寫的內容，使用的文法與風格也不盡相同。比如說，有的部門使用的是全形標點符號，有的部門則使用半形；有的部門中英文之間會空一格，有的部門卻不這麼做；有些部門的年度報告設計會使用企業配色，有的則不使用。嚴格來講，這些不一致並不算是錯誤，但卻可能有損公司企業的可信度。年度報告代表了一個組織的形象及其成就，因此無論是文法或風格等各個方面，它都應該盡善盡美。 

為了確保一致性，建議研擬風格指南，並與所有跟報告製作相關的人士分享。在最終定案之前，應該由某一個團隊 (或員工) 負責審閱報告，檢查是否符合風格指南的各項規定。最後的定稿應該要呈現一致的觀感、遵循相同的文法規則，並應用相同的文體風格規則撰寫文字。 

這個審稿與風格指南檢查流程，也有助於後續翻譯工作的進行。如果組織需要翻譯報告，也應該將風格指南與譯者分享。這份風格指南將可解決譯者工作時會遇到的一些疑問，像是文法、拼寫、標題撰寫方式等，進而有助他們更快完成報告的翻譯，減少翻譯流程的成本。風格指南是個中長期的划算投資，每年撰寫新的年度報告時都可重複應用。組織也可以將風格指南應用在部落格文章、網站內容或其他企業通訊工作上。 

錯誤 #7：撰寫的致股東報告書平庸而缺乏個性 

大多數公司都明白，數位化年度報告的財務報告數據必須正確無誤，整體風格也要完全一致。但人們往往也因此忘記了一件事：這些報告也必須要展現能代表公司的獨特調性，尤其是在「執行長的話」中。當報告經過多個部門和團隊成員審閱後，例如「致股東報告書」等這些重要環節便很容易會失去公司特有的「調性」。然而，如果能在這些環節中保留執行長的個性與觀點，報告會更具說服力、更令人印象深刻。 

錯誤 #8：沒能回答一些根本問題

不管您在數位化年度報告中使用了多少多媒體素材、報告書或財務報告數據，如果它沒能解決一些根本的要求，這份報告就不會有任何效果，甚至只是徒然浪費寶貴的時間與資源。每一份年度報告都應該要能清楚回答以下這些問題：

• 組織存在的意義為何？ 
• 有哪些目標 (整體目標以及前後幾年的目標)？
• 要運用哪些策略達成這些目標？
• 組織要如何獲利或募集資金？

回答這些問題時，可以不必 (也不應該) 透露任何商業機密，但必須要以合理的細節提供具說服力的說明。股東、投資人、廠商、財務報告人員、員工以及客戶/顧客等關係人能否對組織產生信心，就將取決於組織對這些根本問題的回答。 

錯誤 #9：未能檢討並評量數位化年度報告的成果

既然投入了大量資源與人力製作數位化年度報告，評量其有效性的重要性自是不可言喻。數位報告的特點，在於可以讓您追蹤下載次數、製作熱圖了解人們停留閱讀或很快跳出的部分，並與其他組織年度報告的統計數據相比較。當然，您也可以採用傳統的作法：請人們留下他們的意見。您可以在報告的末尾或是下載用的登陸頁面中，設置可供輸入評論或意見的地方，也可以直接提供電子郵件地址，方便人們傳送他們的回饋意見。經過一段適當的時間後，請務必審閱所有這些有關報告成效的資料，舉行會議、記下重點，然後規劃如何改進下一次的報告。這些回饋意見有助改善數位化年度報告以及其他報告專案的程序。評量報告成功與否的這些工作極具價值，影響可長達數年之久。 

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