La empresa conectada

Este es el primer artículo de la serie «La empresa conectada», en el que se analizan las iniciativas de empresas del sector biomédico para estandarizar parámetros y aspectos relacionados con el gobierno de los servicios lingüísticos en toda la empresa. Examinaremos estrategias para conectar departamentos que en el pasado estaban aislados y para optimizar la colaboración con prestadores de servicios lingüísticos (LSP), así como las dificultades habituales en este proceso.

Históricamente, las empresas del sector biomédico abordaban sus necesidades de traducción de forma fragmentada. Las decisiones sobre aspectos como la red de proveedores, el gasto, el gobierno o los pedidos dependían de personas y departamentos independientes.

En un primer paso, los jefes de proyecto formalizaban el proceso de licitación de proveedores y acudían al mercado para examinar las prestaciones y el precio; y, por último, se encargaban de elegir a los proveedores. Este proceso se repetía una y otra vez con cada nueva solicitud. El volumen de contenido generado por una empresa global era demasiado grande para que la empresa fuera capaz de organizarlo, centralizarlo y estandarizarlo. Los propietarios de cada contenido —los responsables de marketing digital, el equipo de lanzamiento de productos, el director de operaciones clínicas y el gestor de publicación técnica— estaban prácticamente solos a la hora de elegir proveedores, transferir contenidos, pedir presupuestos y gestionar los proyectos.

Hoy en día, todo eso está cambiando rápidamente. La globalización ha permitido la colaboración entre funciones y regiones en las grandes multinacionales. Unificar la gestión de contenido implica reducir el foco de la llamada «mirada de los mil metros» y buscar la sincronización entre unas cuantas áreas clave:

• Datos financieros
• Marketing
• Soluciones tecnológicas

Recopilación de datos financieros para determinar la escala

Uno de los primeros pasos en el recorrido conectado de una empresa global es recopilar datos financieros de diferentes áreas y grupos de trabajo. Comience con preguntas básicas como estas: ¿Con cuántos proveedores trabaja? ¿Cuánto gasta en América Latina? ¿Qué parte de sus necesidades lingüísticas procede del equipo de marketing o de los equipos jurídico o clínico?

Si no conoce la respuesta a alguna de estas preguntas, es hora de reunir los sistemas financieros dispares y crear un conjunto de datos de referencia. De esta forma, podrá conocer y gestionar con más exactitud la escala real de su inversión lingüística. Muchas empresas descubren que están gastando decenas de millones de dólares cada año, muchas veces con una red informal de proveedores de los que no eran ni siquiera conocedores. En las regiones de Rusia, América Latina y Asia-Pacífico es particularmente habitual tener varios LSP pequeños (incluso clasificados como servicios de consultoría), y esto solo sirve para hacer crecer el gasto lingüístico.

Por otra parte, este gasto suele quedar oculto bajo el paraguas de otras agencias contratadas, por ejemplo, de marketing o aprendizaje electrónico. En el sector biomédico en especial, estos colaboradores con gastos lingüísticos «ocultos» suelen ser organizaciones de investigación clínica y proveedores de evaluación de resultados clínicos. La viabilidad de los ensayos centralizados hace que cada vez sea más habitual reclutar a pacientes participantes de todas las regiones, y eso aumenta el número de traducciones y los requisitos reglamentarios de cada idioma.

Unificar las iniciativas de marketing

Cuando tenga una idea del panorama financiero, el siguiente paso para conectar a toda la empresa suele ser responsabilidad de la organización de marketing. El departamento de marketing tiene la tarea de organizar los recursos digitales de la organización y crear una voz de la marca capaz de impulsar los objetivos estratégicos de la empresa en todos los mercados y productos. La escala internacional del marketing (en comparación con un proyecto determinado, que puede estar reducido a un país o región) se presta a centralizar la gestión lingüística.

Las empresas farmacéuticas y de dispositivos médicos suelen hacer esta centralización mediante la incorporación de un sistema de gestión de contenido (como Sitecore, Drupal o AEM) para ayudar al equipo de marketing a gestionar el gran volumen de contenido global. Estas herramientas, a su vez, permiten impulsar la reutilización de contenido, optimizar el proceso de pedido y utilizar un conjunto central de recursos lingüísticos.

Integración con conectores

Cuando las empresas optimizan su conjunto de herramientas tecnológicas, las soluciones conectadas respaldan procesos empresariales que son muy diferentes de los que se encarga de gestionar el departamento de marketing. Farmacovigilancia para productos farmacéuticos y supervisión después del lanzamiento para dispositivos médicos. El gran volumen de contenido, la integración con CMS internos, los plazos de entrega ajustados o la revisión interna y por expertos requieren un volumen de traducción que es prácticamente imposible de gestionar sin herramientas para conectar el CMS y los procesos de traducción y revisión.

En la industria farmacéutica en particular, estamos viendo una amplia adopción de Veeva, ya que uno de los objetivos primordiales es vincular la creación, revisión, aprobación y almacenamiento de contenido garantizando el cumplimiento normativo. Veeva ofrece módulos específicos adaptados a las necesidades de los usuarios clínicos, normativos, de calidad o de marketing. Además, brinda a la empresa la capacidad de utilizar conectores para vincular los flujos de trabajo complejos que admite Veeva con flujos de traducción muy seguros.

Las conexiones aceleran el flujo de trabajo

Crear estas conexiones con el contenido en el lugar en el que este reside tiene claras ventajas: los usuarios finales pueden seguir trabajando en las aplicaciones que conocen, sin tener que aprender a manejar una nueva herramienta ni interactuar directamente con un sistema de gestión de traducción. Pero las ventajas son todavía mayores para la empresa en su conjunto.

Gracias a las integraciones de inteligencia empresarial, contenido y flujos de traducción para crear la empresa conectada, las empresas farmacéuticas están obteniendo cada vez más control de los flujos de trabajo de etiquetado reglamentario en todas las regiones. Combinan Veeva, la traducción automática y la traducción humana con expertos para reducir el gasto y mantener la calidad. En las empresas de dispositivos médicos, los procesos de vigilancia posterior al lanzamiento se expanden a todo el conjunto de productos de la empresa, lo que acelera el envío, la traducción y la revisión de miles de documentos al día. Nada de esto sería factible sin los flujos de trabajo conectados.

¿Dónde se puede aplicar?

Para convertir su negocio en una empresa conectada puede comenzar con pequeños pasos en cualquier proyecto o área de producto. En nuevas entregas de esta serie, hablaremos sobre las ventajas de esta transformación y cómo empezar a colaborar con un prestador de servicios lingüísticos experto.