Les 9 principales erreurs à éviter dans vos rapports annuels numériques

La préparation d'un rapport annuel est une lourde tâche. L'enjeu dépasse le simple rapport financier. Les rapports annuels redéfinissent l'organisation et peaufinent son image. Ils décrivent les résultats obtenus, les objectifs futurs, les améliorations potentielles et la croissance ainsi que, bien sûr, les données financières. Si vous souhaitez que votre entreprise reste compétitive par rapport au reste de votre secteur, vous devrez probablement publier, cette année, un rapport numérique. Les rapports annuels digitaux permettent à votre équipe de développer un contenu multimédia plus attrayant. La conception numérique du rapport annuel vous permet également d'adapter le contenu directement aux différents types de lecteurs. De plus, ce sont d'excellents investissements pour l'avenir. Vous pouvez réutiliser le contenu et la conception de votre rapport numérique annuel pour les rapports de l'année prochaine, votre site web, des rapports numériques personnalisés de moindre dimension relatifs à des projets ponctuels, des initiatives pour des publicités et des communiqués de presse, etc.

Maximisez l'impact et le retour sur investissement de votre rapport annuel numérique cette année (et chaque année) en évitant ces neuf erreurs courantes.

Erreur n° 1 : créer un contenu inadapté à un format numérique

Lors du développement de votre contenu, gardez à l'esprit que vous vous adressez à un public numérique, avec des attentes particulières, et non pas à un public de documents imprimés. Beat Schwarz, responsable de l'excellence linguistique chez Lionbridge Zurich, déclare : « La plus grande erreur que vous puissiez commettre avec un rapport annuel numérique est de croire que les règles du contenu sont les mêmes. » Votre équipe doit rédiger et agréger un contenu adapté à un site web, et non pas à un long document PDF ou papier. (De nombreuses entreprises font appel à des experts en rapports annuels numériques, comme les experts de Lionbridge.) Les règles sont complètement différentes. Cela implique des tâches telles que :

• Création de rapports financiers interactifs
• Rédaction de blocs de texte plus courts
• Création de listes à puces, le cas échéant
• Agrégation des images 
• Réalisation de courtes vidéos ou de segments animés
• Mise au point d'une fonction de navigation et de recherche conviviale
• Compatibilité avec tous les dispositifs : mobile, ordinateur de bureau, Apple, Android, etc.

Erreur n° 2 : produire un contenu difficile à lire et à traduire dans votre rapport annuel numérique

Même si la présentation de votre rapport annuel est attrayante, dynamique et innovante, le contenu doit toujours être lisible. Le contenu écrit doit être intéressant et rédigé de manière claire, convaincante et organisée. Pensez éventuellement à ajouter un glossaire terminologique pour aider les lecteurs à mieux comprendre le contenu. Écrivez des phrases claires et efficaces, pas tortueuses et évitez la voix passive.  

Si vous avez besoin d'un rapport annuel multilingue, rédigez un contenu prêt à être traduit. Cela permettra de réduire vos coûts et les délais d'exécution, surtout si votre équipe fait face à des délais serrés pour rédiger et livrer son rapport annuel. Heureusement, ces précautions à l'égard de la rédaction pour la traduction garantiront également que votre contenu sera plus facile à lire en français (ou en toute autre langue source).

Erreur n° 3 : rendre les données moins accessibles dans votre rapport annuel numérique

Les lecteurs s'attendront à ce que les données d'un rapport annuel numérique soient plus accessibles que s'il s'agissait d'un PDF ou d'une copie papier. Permettez-leur de le télécharger facilement. Ajoutez-y des graphiques et des tableaux interactifs. Proposez des affichages conviviaux qui permettent à vos lecteurs de masquer les données qui ne les concernent pas et de se concentrer sur les données qui les intéressent ou dont ils ont besoin. Cette fonctionnalité aidera votre lectorat à tirer le meilleur parti de votre rapport annuel numérique et à mieux comprendre vos rapports financiers. 

Erreur n° 4 : ne pas créer de chemins ou de messages personnalisés dans votre rapport annuel numérique

Contrairement à un rapport imprimé ou PDF, un rapport numérique n'est généralement pas lu du début à la fin. Les lecteurs veulent pouvoir sélectionner uniquement les éléments qui les concernent. Répondez à ces attentes en adaptant des parcours spécifiques à différents groupes : clients, vendeurs et fournisseurs, membres du conseil d'administration, investisseurs, employés, etc. Facilitez le choix de ces parcours par les lecteurs, puis développez-les avec des messages et des supports qu'ils sont susceptibles de rechercher. Réfléchissez à ce qu'ils veulent savoir et à ce que vous souhaitez transmettre à ces groupes. Au-delà des parcours spécifiques, il est également essentiel de faciliter la numérisation du matériel. Utilisez des en-têtes principaux et secondaires, des listes à puces et des encadrés. Évitez de répéter vos informations. 

Erreur n° 5 : manquer de cohérence terminologique dans votre rapport annuel

Lorsque plusieurs membres d'une équipe ou différents services (communications, comptabilité, etc.) participent à la rédaction d'un rapport, certains termes clés sont utilisés de façon incohérente, notamment en raison de la complexité des termes financiers ou des fonctions. Vous pouvez éviter cette erreur en créant un glossaire reprenant les termes et fonctions standard, leurs définitions et les pratiques concernant les majuscules. Partagez ce glossaire avec tous ceux qui rédigeront une section du rapport. Certains de ces termes peuvent être portés à la connaissance des lecteurs du rapport. (Bien sûr, il peut être préférable d'en omettre d'autres). Si un processus de traduction est nécessaire pour le rapport, le glossaire aidera le traducteur à améliorer son travail.  

L'élaboration d'un langage d'entreprise est utile pour les rapports annuels numériques. Cela est également utile pour de nombreux autres projets de communication internes et externes. Partagez les ressources définissant ce langage avec l'ensemble de l'entreprise. Pensez à encourager (ou d'imposer) son utilisation au quotidien. Cet exercice s'avérera bénéfique pour votre entreprise tout au long de l'année, et pas seulement lors de la préparation du rapport annuel. 

Erreur n° 6 : appliquer une grammaire et un style incohérents

Comme indiqué ci-dessus, lorsque plusieurs équipes ou services participent à la rédaction d'un rapport annuel, celui-ci risque souvent d'inclure certaines incohérences grammaticales et stylistiques. Des sections peuvent contenir des apostrophes tantôt droites, tantôt incurvées. Une liste à puces peut commencer par une majuscule, une autre par une minuscule. Certaines sections peuvent présenter le rapport annuel dans les couleurs de l'entreprise et d'autres non. Même si ces incohérences ne constituent pas des erreurs, elles nuisent à la crédibilité de l'entreprise. Le rapport annuel est une représentation de l'organisation et de ses résultats. En tant que tel, il doit être impeccable à tout point de vue, y compris en termes de grammaire et de style.  

Assurez sa cohérence en élaborant un guide stylistique pour tous les contributeurs au rapport. Dans la phase finale, une équipe (ou une personne) doit être chargée de vérifier si les règles du guide stylistique ont bien été suivies dans l'ensemble du rapport. La version définitive doit avoir un aspect uniforme, suivre les mêmes règles grammaticales et appliquer les mêmes règles stylistiques tout au long du texte. 

Ce processus de révision et d'élaboration de consignes stylistiques constitue, par ailleurs, une précieuse aide à la traduction. Si une entreprise a besoin de traduire son rapport, elle doit transmettre son guide stylistique au traducteur. Ledit guide informera le traducteur des pratiques en termes de grammaire, d'orthographe, de rédaction des titres, etc. Anticiper ces questions contribue ainsi à réduire les délais de traduction ainsi que les coûts inhérents au processus. Un guide stylistique est un bon investissement pour les années à venir, car vous pourrez le réutiliser pour chaque nouveau rapport annuel. Les entreprises peuvent également consulter le guide pour leur blog, le contenu de leur site web ou d'autres communications. 

Erreur n° 7 : rédiger une lettre sans personnalité pour les actionnaires 

La plupart des entreprises comprennent que les rapports annuels numériques doivent inclure des informations financières précises et une cohérence irréprochable dans le style. Les gens oublient parfois que ces rapports doivent être fidèles à la voix de l'entreprise, en particulier dans la lettre du PDG. Plus les services et employés sont nombreux à intervenir dans un rapport, plus les risques sont grands de dissiper le « ton » dans des sections essentielles comme la lettre aux actionnaires. Cependant, ces parties seront bien plus éloquentes et mémorables si elles restent fidèles au caractère et à la perspective du PDG.  

Erreur n° 8 : ne pas répondre aux questions fondamentales

La quantité du matériel multimédia, des lettres ou des informations financières contenus dans un rapport numérique annuel importe peu. Si le rapport ne satisfait pas aux exigences les plus fondamentales, il n'aura aucune efficacité et aura engendré une perte de temps et de ressources. Chaque rapport annuel doit répondre clairement à plusieurs questions :

• Quelle est la raison d'être de l'entreprise ?  
• Quels sont ses objectifs (généraux, passés et futurs) ?
• Quelles stratégies permettront d'atteindre ces objectifs ?
• Comment l'organisation gagne-t-elle ou collecte-t-elle des fonds ?

Bien entendu, les réponses ne doivent pas divulguer de secrets commerciaux, mais elles doivent néanmoins être raisonnablement détaillées et convaincantes. Les actionnaires, les investisseurs, les fournisseurs, les journalistes financiers, les employés et les clients perdront ou gagneront confiance dans l'organisation en fonction de sa capacité à répondre à ces questions fondamentales. 

Erreur n° 9 : ne pas vérifier et mesurer les résultats de votre rapport annuel numérique

Après avoir consacré autant de ressources et de travail à votre rapport annuel numérique, il est essentiel d'en mesurer l'efficacité. Les rapports vous permettent de suivre les téléchargements, de cartographier les sections lues ou celles qui ont été ignorées, et de comparer vos statistiques aux rapports annuels d'autres organisations. Vous disposez aussi d'une méthode traditionnelle : demander des commentaires. Vous pouvez réserver un espace aux critiques ou commentaires à la fin du rapport, sur la page de destination où il est téléchargé, ou simplement indiquer une adresse adresse électronique où les personnes peuvent envoyer leur opinion. Après une période de temps appropriée, il est essentiel d'examiner toutes les données sur la façon dont le rapport a fonctionné. Fixez une réunion, prenez des notes et étudiez les améliorations que vous pouvez apporter dans le prochain rapport. Ces commentaires peuvent aider à éclairer les procédures pour le rapport annuel numérique et d'autres projets similaires. Mesurer les points forts et les failles du rapport peut produire des effets pendant des années. 

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