Évaluation des prestataires de services linguistiques : comment les services d'approvisionnement peuvent gérer efficacement le processus d'appel d'offres et trouver le partenaire le plus approprié

Pour n'importe quel acheteur, la sélection d'un prestataire de services linguistiques (PSL) est une tâche ardue. Les professionnels de l'approvisionnement peuvent rencontrer encore plus de difficultés pour sélectionner le bon fournisseur, en particulier s'ils manquent d'expertise en localisation, ce qui est souvent le cas.

Notre guide de localisation pour les acheteurs décrit 10 étapes vers le partenariat parfait. Voilà donc un excellent point de départ pour commencer le processus. Les services d'approvisionnement devront, lors de l'évaluation des PSL, adopter une approche détaillée. En effet, ils seront chargés de lancer un appel d'offres (AO) extrêmement efficace.

On a souvent tendance à sous-estimer la complexité de la gestion du processus d'appel d'offres pour les fournisseurs de localisation. Les services d'approvisionnement doivent déployer beaucoup d'efforts et tenir compte de nombreux facteurs lors de l'établissement des critères d'évaluation qui mèneront à un partenariat réussi. Toutefois, le processus d'évaluation des PSL ne doit pas forcément devenir un casse-tête.

Vous souhaitez simplifier l'élaboration de votre appel d'offres ? Vous voulez vous assurer que vous sélectionnez le prestataire de services linguistiques le plus approprié pour vos employés dans le monde ? Poursuivez votre lecture pour découvrir différents conseils sur la façon d'atteindre ces objectifs.

De façon générale, dans quels cas les services linguistiques lancent-ils des appels d'offres ?

Les professionnels de l'approvisionnement lancent souvent un appel d'offres lorsqu'ils ont besoin de réduire les coûts ou de trouver un fournisseur plus qualifié.

Un appel d'offres peut aider une entreprise à réduire le nombre d'engagements de fournisseurs, ce qui permet de réduire les coûts. Le service d'approvisionnement recherche souvent des fournisseurs à la suite de fusions et d'acquisitions. Les professionnels de l'approvisionnement peuvent également émettre un appel d'offres lorsqu'ils estiment que le fournisseur en place n'est plus satisfaisant et qu'ils souhaitent un nouveau partenaire capable d'assurer un meilleur service.

Dans tous les cas, l'exécution de services linguistiques est à la fois une science et un art. La localisation est complexe. Les traducteurs doivent faire davantage d'efforts pour traduire certaines langues que d'autres ; ils doivent également tenir compte des différences culturelles. Ces facteurs rendent difficile l'évaluation de la capacité d'un prestataire à fournir un travail de qualité.

Les professionnels de l'approvisionnement doivent identifier les tendances et les besoins de leur entreprise pour élaborer un bon appel d'offres et évaluer avec précision les compétences des fournisseurs.

Comment puis-je rédiger un appel d'offres efficace ?

L'élaboration d'un appel d'offres peut sembler intimidante. Cependant, vous pouvez vous faciliter la tâche en obtenant de l'aide. Certains PSL, comme Lionbridge, proposent des conseils d'experts au début du processus. Ils s'appuient sur leur vaste expérience pour vous aider à réaliser des enquêtes qui permettront de déterminer les défis de l'entreprise, d'évaluer les besoins internes et d'identifier les services les mieux adaptés pour répondre aux exigences locales de tous vos départements.

Pour le service des achats, il serait difficile, voire impossible, de comprendre chaque besoin, dans chacun de vos services, et d'aligner ces besoins sur tous les services de localisation possibles. Un prestataire de services linguistiques chevronné aura l'expertise pour le faire.

Le PSL peut aider à évaluer les besoins spécifiques des services juridiques, de RH ou marketing et à identifier les besoins des équipes produits afin de déterminer la meilleure façon d'exécuter les services linguistiques. Ces services peuvent, entre autres, inclure de la localisation de contenu marketing, de la localisation visant à faciliter la mise en conformité, de la localisation de contenu vidéo ou audio, ou de l'interprétation en temps réel, y compris l'interprétation téléphonique.

Le PSL vous aidera à identifier ce qu'il faut inclure dans l'AO pour vous aider à comparer et à discerner les différences entre les PSL envisagés.

Quels critères d'évaluation dois-je inclure dans mon appel d'offres ?

Il n'y a pas de méthode standard pour élaborer un appel d'offres. Cet article ne prétend pas en inventorier tous les éléments. En effet, chaque questionnaire sera spécifique aux objectifs d'une entreprise.

Cependant, pensez à inclure les critères suivants dans votre appel d'offres pour l'évaluation des fournisseurs : capacité à fournir un travail de qualité de manière économique, expertise en traduction automatique, politiques de sécurité et de confidentialité des données et efforts en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).

Valeur ajoutée

La valeur ajoutée et les économies sont des critères capitaux que les services d'approvisionnement doivent examiner. Les services d'approvisionnement accordent régulièrement une attention particulière au coût net des services. Mais cette mesure ne fournit pas une image complète lors de l'évaluation d'un PSL. Imaginez retenir les services d'un PSL qui propose des tarifs attractifs mais qui ne peut pas assurer la sécurité des données de votre entreprise ou produire le niveau de qualité adéquat. Votre entreprise sera-t-elle satisfaite ? C'est peu probable. Si un fournisseur est nettement moins cher que les autres, cherchez-en les raisons. Et regardez au-delà du coût lors de l'évaluation de la valeur des services.

Expertise en traduction automatique

De plus en plus, les services d'approvisionnement devront évaluer les services de traduction automatique (TA) et comprendre les différences entre les offres des différents fournisseurs.

L'utilisation de la traduction automatique explose : les entreprises tentent de répondre à la demande sans cesse croissante en localisation. La pandémie de COVID-19 a accéléré la transformation numérique, ce qui a intensifié la nécessité de créer plus de contenu et de traduction.

Si la traduction automatique est très rentable et permet aux entreprises de localiser davantage de contenu qu'elles n'auraient jamais cru possible, elle ne remplace toutefois pas entièrement les services fournis par les personnes.

Méfiez-vous des risques associés à une dépendance excessive à la traduction automatique et évaluez la solution du prestataire de services linguistiques en conséquence.

Une bonne approche consistera en une solution sur mesure combinant la traduction automatique et humaine. Un PSL réputé et expérimenté, comme Lionbridge, peut vous guider pour trouver le bon équilibre afin d'exploiter pleinement les économies associées à la traduction automatique, tout en atteignant les niveaux de qualité qui conviennent parfaitement à chaque cas d'utilisation.

Au moment d'évaluer la traduction automatique, examinez si le prestataire de services linguistiques propose une approche de TA d'excellence. Cette approche vous permet de sélectionner le meilleur moteur en fonction du type de contenu et de la combinaison de langues. Il s'agit de la stratégie de déploiement la plus flexible. Elle augmente la qualité de la TA et en réduit les coûts.

Enfin, découvrez si le PSL peut entraîner ses moteurs à partir de vos données, ce qui vous permettra d'obtenir un ton de marque cohérent sur tous les canaux.

Un PSL expérimenté vous permettra d'être agile et réactif face aux nouvelles technologies. En effet, il vous aidera à mettre en place une stratégie gagnante en matière de traduction automatique.

Sécurité et confidentialité des données

Découvrez comment votre futur PSL partenaire protégera les données et la confidentialité de votre entreprise. Peut-être ne pensiez-vous pas à la sécurité des données et à la confidentialité lors de la rédaction initiale de votre appel d'offres. Mais ne négligez pas ces facteurs. Si votre PSL partenaire est victime d'une violation de ses données ou s'il ne respecte pas les lois sur la confidentialité, votre entreprise pourrait subir des conséquences dévastatrices.

Il est courant de convenir d'un accord de non-divulgation (NDA). Approfondissez et étudiez les mesures prises par le prestataire de services linguistiques pour protéger les données contre les cybercriminels et garantir la confidentialité.

Posez les questions suivantes :

• Les données de mon entreprise seront-elles chiffrées au repos et pendant les transferts ?
• Le PSL dispose-t-il d'une politique de sécurité documentée, approuvée et diffusée ?
• Quelles certifications de sécurité le PSL possède-t-il ?
• Quel mécanisme le PSL a-t-il mis en place pour transférer légalement des informations de l'UE vers un pays tiers, par exemple les États-Unis ?
• Le PSL a-t-il mis en place un programme de respect de la confidentialité des données ?
• Le PSL a-t-il un délégué à la protection des données (DPO) ou un poste similaire au sein de l'organisation ?

Les réponses démontreront si le prestataire de services linguistiques est engagé en matière de protection et de confidentialité des données. Elles vous aideront à décider si vous souhaitez conclure un partenariat avec ce fournisseur.

Responsabilité sociale des entreprises

Votre entreprise accorde-t-elle de l'importance à la responsabilité sociale des entreprises (RSE) ? Si oui, le PSL agit-il pour promouvoir le bien-être social ?

Les services d'approvisionnement demandent de plus en plus aux PSL de fournir des informations sur leurs efforts pour promouvoir la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) et leurs initiatives de développement durable par le biais de canaux tiers, tels qu'une notation EcoVadis.

Chez Lionbridge, nos stratégies DEI et de développement durable sont l'expression de notre engagement à vivre et à fonctionner selon nos principes fondamentaux dans tous les aspects de notre entreprise. Nous nous efforçons d'être un fournisseur de choix pour les entreprises qui recherchent des partenaires désireux de les aider à atteindre leurs propres objectifs sociaux, environnementaux et de gouvernance.

Alors que les entreprises prennent de plus en plus de mesures pour être de bonnes entreprises citoyennes, les prestataires de services linguistiques jouent un rôle déterminant en les aidant à diffuser des informations sur ces efforts, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation.

Découvrez comment Lionbridge a traduit des rapports de développement durable dans plusieurs langues pour deux de ses clients. Ce type de communication est essentiel car il peut aider les entreprises à établir des liens plus solides avec leurs clients mondiaux et à sécuriser les investissements, tout en agissant pour le bien-être.

Pourquoi compter sur Lionbridge pour vous aider à maîtriser le processus d'appel d'offres et répondre à vos besoins de localisation ?

Certaines des plus grandes marques au monde font confiance à Lionbridge en tant que partenaire de confiance en localisation.

Nous proposons des services de traduction et de localisation depuis plus de 25 ans. Nous avons donc l'expertise nécessaire pour accompagner votre phase de découverte de l'appel d'offres et vous permettre de mieux comprendre les défis de votre entreprise par département, afin que vous puissiez adapter votre appel d'offres en conséquence et finalement trouver le bon partenaire en services linguistiques.

Nous attribuons notre pérennité et notre croissance massive à notre capacité à devenir un expert en matière d'avancées technologiques et à en tirer parti. Par exemple, notre plateforme de localisation alimentée par l'IA, Lionbridge Language Cloud™, automatise le parcours du contenu afin que nos clients puissent localiser davantage, avec plus de qualité et de rapidité, dans encore plus de langues. Et nous disposons du plus ancien outil de suivi de la traduction automatique, qui mesure la qualité des principaux moteurs. Nous sommes une ressource hautement qualifiée pour les entreprises qui souhaitent développer une stratégie de traduction automatique permettant de réduire les coûts.

Nous sommes prêts à aider votre entreprise à mettre en œuvre les dernières technologies pour réduire les coûts de localisation, tout en tenant compte de la sécurité et de la confidentialité et en donnant la priorité à la RSE pour le bien-être des générations futures.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Lionbridge peut vous aider à élaborer un appel d'offres efficace pour évaluer les PSL, ou si vous avez besoin de services linguistiques d'experts, contactez-nous dès aujourd'hui.